導入事例

学生団体 ROLMO 様

学生団体「ROLMO」は200名以上が参加するイベントの運営に、サイボウズLiveを活用。メーリングリストで発生していたタスクの抜けもれをなくし、掲示板やToDoリストを使って情報を整理し、イベントを成功させた。

夢を見つける「ロールモデル」を示すROLMO――学生団体がイベント企画に集中できた理由
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キッカケプロジェクト ROLMO
キッカケプロジェクトROLMO 大堀真紀人様

学生が心の底から夢中になれるきっかけを届けたい

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

キッカケプロジェクト ROLMO(ロルモ)の団体名は、「Role Model(ロールモデル)」から付けました。特定の分野で突き抜けた成果を出している学生や社会人を「ロールモデル」と見立て、その人を紹介したり、一緒に学べるイベントを運営しています。
「こんな生き方があるんだと学生が感じて、心の底から夢中になれるものを見つけてほしい」という思いで活動をしています。活動内容は、イベントフリーペーパーWebを通じて皆さまに発信しています。

学生が新しい一歩を踏み出すための支援をしているのですね。特徴的な活動はありますでしょうか?

2012年9月14日に開催したイベント「ROLMO Forum」は、200名以上の学生の参加がありました。 1人でも多くの学生がロールモデルと出会い、「憧れ」と「悔しさ」を抱き、そして夢の大切さに気づいてもらうことを目的としたイベントで、ROLMOがやってきたイベントで過去最大級のものです。
ROLMO Forumでは、同世代でロールモデルとなる学生によるプレゼンテーションやパネルディスカッション、社会人ロールモデルによる講演を行いました。

ROLMO 社会人の発表

ROLMO Forumに参加した社会人の講演

ROLMO Forumに参加する学生

ROLMO Forumに参加する学生

イベントで特に盛況だったコンテンツはありますか?

特に、同世代ロールモデルによるパネルディスカッションが盛り上がりましたね。「現実」をテーマにした対談で、2名の学生がパネラーだったのですが、途中から参加者も加わり、総勢7人で議論が白熱しました。
「なんのためにイベントに参加したの?」「仕事をやめたくなったことは?」など鋭い内容のディスカッションが行われ、学生からは「このイベントに参加して一歩踏み出すキッカケをもらった」という熱い感想が寄せられました。

白熱したROLMO Forumのパネルディスカッション

白熱したROLMO Forumのパネルディスカッション

このイベントを運営したことで、ROLMOとしてはどんな気付きがありましたか?

規模の大きいイベントを運営する難しさですね。これまでは30人ほどの小規模なイベントをやっていましたが、200人が集まるイベントは初めてでした。
当日の運営、資料の準備、お金の管理など、イベント運営にあたり考えることはたくさんあります。しかし、これらがうまく回る仕組みをきちんと考え、イベント運営中に改善していく余裕はほぼありませんでした。
こうした中、サイボウズLiveを使うことで情報共有やコミュニケーションが円滑になり、本当に助けられました。

200名規模のイベント運営にサイボウズLiveを活用

サイボウズLiveをどのように使っていますか?

ROLMO Forumを運営する大学生のメンバーで、タスク管理や情報共有を円滑にするために使っています。メンバー全員でオンライン上でプロジェクトに関する事を共有できるのでとても便利です。

特に使っている機能はなんでしょうか?

掲示板とToDoリストです。掲示板では、イベントを運営するために必要なトピックを立て、ディスカッションをしています。
ToDoリストは、掲示板で議論した内容に締め切りと担当者を設定して、運営メンバーのタスクを全員に見えるようにしていました。具体的なタスクとして登録していたのは、「ゲストの渉外の進ちょく」「プロモーション戦略」などですね。

ROLMOグループトップ画面

ROLMOでは、イベント運営の情報共有にサイボウズLiveを使っている

メーリングリストで発生していた情報の抜け漏れがなくなった

サイボウズLiveを使う前は、どのようにROLMOのメンバーと情報共有をしていたのでしょうか?

メーリングリストや電話、議事録を使っていましたが、情報の抜けもれが課題でした。気を使って情報を集めるようにしていましたが、どうしてもすべてを把握することはできませんでした。
メーリングリストを見やすく、使いやすくしようと整理をしていたのですが、逆に情報整理に気を使いすぎて工数がかさみ、イベント運営に当てる時間が減っていた のです。 200人規模のイベントで発生する大量のやりとりやタスクは、メーリングリストでは管理しきれませんでした。

サイボウズLiveの導入で、メーリングリストの課題は解決されましたか?

プロジェクトの推進がとても円滑になりましたね。ToDoリストと掲示板で情報を整理することで、全員のタスクが見える状態になり、一括管理ができるようになりました。
今まではタスクの抜けもれが目立ち、それを改善するために時間を浪費していましたが、サイボウズLiveの導入で、仕組みで情報が整理できるようになり、本来かけるべきイベント運営に時間を投資できるようになりました
以前よりも情報共有が快適になることで、よりクリエイティブなプロジェクトに取り組めそうです。

最後に一言お願いします。

ROLMO Forumでは、12人の学生と実績のある社会人をゲストに迎えたのですが、その価値を十分に伝えていくためには、もっと工夫ができると感じました。
「誰のために」「何のために」イベントをやるのかということを、もっともっと考えて、一本芯の通ったイベントを作っていきたいです。そのために、サイボウズLiveを引き続き使っていきたいと思います。

ありがとうございました。
2012/10/23
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