導入事例

学生団体REBORN 節電うちわプロジェクト 様

学生団体REBORNが取り組む「節電うちわプロジェクト」は、節電と復興支援を目指し、1万枚のうちわを全国で配布した。「サイボウズLive」を活用することで、さまざまな大学生が集まるチームが一体感を出してプロジェクトを進められた。その活用術とは――。

復興支援の学生団体「節電うちわプロジェクト」、頻繁に更新される画像ファイルをメールなしで効率共有
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復興支援サークル REBORN 節電うちわプロジェクト 様
Webサイト / Twitter(@REBORN_JPN) / Facebookページ

1万枚のうちわを配布 節電から復興支援を考えるきっかけに

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

私たち復興支援サークル「REBORN」は、2012年の6~9月に「節電うちわプロジェクト」を行いました。

このプロジェクトは、アートやデザインを学ぶ学生が震災復興のために「今自分たちにできること」を考えたことで生まれました。「うちわのデザイン制作と配布を通じて、節電と復興支援への意識向上を促す」という目的で活動しています。
2011年から玉川大学芸術学部の学生が始め、うちわの配布は今年で2回目になります。

節電うちわ作成の様子

展示会用のうちわを作成する様子

今年の節電うちわプロジェクトはどのように進められたのでしょうか。

今年はデジタルハリウッド大学の学生も加わり、玉川大学から8人、デジタルハリウッド大学から6人、計14名のメンバーで節電うちわプロジェクトを進めました。

配布するうちわのデザインは両校の学生に加え、一般の人からも公募しました。両校でデザイン展示と投票会を進め、5つのデザインが決定しました。
多くの方々のご協力のもと1万枚のうちわを製作し、8月から町田市、JR秋葉原駅、沖縄県など9カ所で配りました。

配布された節電うちわ5種類

投票の結果、配布が決まった5つのうちわのデザイン

うちわを受け取った人はどんな反応でしたか?

うちわのデザインを見て、「きれいね」「爽やかで良いね」と言っていただけたり、5種類のうちわを家族や友人に配るために、数枚受け取ってくれる人もいました。

銀座や秋葉原駅では、海外からの観光客にも配布しました。中にはうちわが何か知らない人もいたので、うちわを扇ぐジェスチャーを交えながら差し出すと、「Thank you」と涼しそうな笑顔を向けてくれたんです。

節電うちわプロジェクト メンバー

秋葉原駅での活動の際に、配布を手伝ってくださったデジタルハリウッド大学の学生さん

活動の目的である「節電意識の向上」は、多くの人に伝わりましたか?

うちわの配布場所に、プロジェクトの概要を書いたパネルを置いていたところ、パネルを読んだ人から「節電、良いね」「こんな取り組みをやっているんだね!」と褒めていただきました。高校生や中学生が「節電だって!」と、節電について話し始める姿も見ましたね。

ほかにも「子ども会でうちわを使わせてもらえないか」と申し出があったり、「昔はよく配っていたけど、めっきり配らなくなっていたので嬉しい! やっぱりクーラーよりもうちわが良い」と喜んでいただけたりしました。 1万枚のうちわ配布を通じて、節電について考えてもらうきっかけになったのではないかと思います。

節電うちわプロジェクト 配布の様子

銀座などで節電うちわプロジェクトを配布

会議に参加できないメンバーにも、情報が正しく伝わるようになった

節電うちわプロジェクトの運営にサイボウズLiveをお使いいただいたということですね。

そうなんです。主にうちわのデザインやミーティングの資料といったファイルの保管や、メンバーのスケジュール管理にサイボウズLiveを使いました。

節電うちわプロジェクトでは、ミーティングを定期的に開いていました。各回の議事録をサイボウズLiveで共有することで、会議に参加できなかった人にも、会議のアジェンダや決定事項を簡単に知らせることができました。

サイボウズLiveの導入前は、どのようにしてチームメンバーと情報共有をしていましたか?

SNSを使ってデータや情報を共有していました。しかし多くの情報が一度に通知されるため、それぞれの情報がメンバーにきちんと行き渡らないなど、問題がありました。

それに対して、サイボウズLiveが役に立ったのはどのような点でしたか。

節電うちわプロジェクトにかかわるメンバーに共有したい情報を、ファイルのデータ、スケジュール、議事録などのカテゴリーごとに整理して、まとめられる点です。

資料を確認する場合はグループの「共有フォルダ」を、スケジュールを確認したい場合は「グループイベント」を――というように、1つのグループ内にすべての機能がそろっているので、やりとりが本当にスムーズになりました。

サイボウズLiveを使って良かった点
  • 会議のアジェンダや決定事項が、メンバー全員に伝わりやすい
  • ファイル、スケジュール、議事録の情報を整理して、共有できる

共有フォルダで、うちわのデザイン共有や整理が簡単に

特に使っている機能はなんでしょうか?

「共有フォルダ」「ToDoリスト」「グループイベント」の3つですね。

共有フォルダは、Webサイトに載せるうちわの画像データ、ミーティングの資料や議事録を保存して、全員で共有できるようにしていました。

うちわの画像ファイルを何度か修正したのですが、共有フォルダを使えば、新たなファイルをアップロードする場合も、保管したファイルを上書きして更新できますよね。前に保存したファイルを削除せずに上書きできるのは、とても使いやすかったです。

また、ファイルを上書きしても(3世代前まで)復元できるため、共有フォルダ上で今みんなに見てほしいデータを整理できました。

サイボウズLiveの共有フォルダで、うちわのデザインを確認

サイボウズLiveの共有フォルダで、うちわのデザインを確認

ToDoリスト、グループイベントについてはいかがでしょうか?

ToDoリストは、各自に割り振られた仕事と期日をきちんと把握でき、誰がどの役割を担っているのか確認できるため、メンバー同士でのタスクの確認や連絡がしやすかったです。

イベントには、期日を設定したToDoリストの内容も含め、全体の予定を表示できるので、スケジュールの整理ができるようになりました。表示の仕方も「週ごと」「月ごと」「一覧」など、いくつかパターンを切り替えて使うことで、メンバーの予定もすぐに分かりました。

サイボウズLiveの便利な点
  • メールよりも簡単にデザイン(画像)の確認ができる
  • 共有フォルダは上書きがしやすく、復元もできる
  • ToDoリストやグループイベントで、プロジェクトのタスクや締め切りなど、全体像が分かる
サイボウズLiveの導入で、仕事や生活はどう変わりましたか?

今までは情報がばらばらに共有されていたため、各メンバーがメモを取っていたんです。情報を見過ごした相手にもう一度説明をしないといけなかったり、全メンバーの認識や理解にばらつきがあったと思います。

サイボウズLiveを導入してからは、情報の整理・管理・確認がとても簡単になりました。過去のやりとりをさかのぼりたい時も、ToDoリストや共有フォルダを見ればすぐにやりとりやデータが見つけられます。

携帯電話やスマートフォンからもアクセスでき、利便性も高いですね。どの端末でも情報共有が問題なくできるため、学生が集まるイベント運営に使えるサービスだと思います。

節電や復興支援について、「自分ができること」を考えるきっかけに

節電うちわプロジェクトを通じて得た気付きはどんなものでしたか。

「節電うちわプロジェクト」という活動内容に目を通していただける人や、活動に興味を持って声をかけてくれる人もたくさんいて、多くの人に「節電・復興支援」という思いを伝えられたと思います。

うちわのデザインを考え、コンテストへの投票に参加し、実際にうちわを受け取る――こうした1つ1つの行動から、復興支援にもさまざまな形があり、その中で「自分ができること」をすることが大切という意識を持ってくれる人が増えればうれしいですね。

私たちが配布した1万枚のうちわを通じて、受け取った人の家族や友人にこうした活動を通じて「節電と復興支援への意識向上」というメッセージが伝わっていくことを信じています。

最後に一言、よろしくお願いします。

節電うちわを受け取っていただいた皆さま、そしてプロジェクトにご協力いただいた皆さま、本当にありがとうございました。今年は配布活動は終了しましたが、今後もWebサイトFacebookページで、節電うちわプロジェクトの取組みについて発信していきます。

節電うちわプロジェクトは2013年も開催する予定ですので、今年蓄積した資料やプロジェクトのやりとりをサイボウズLiveで引き継ぎ、来年のイベントにも生かしていきます。

節電うちわプロジェクト

節電うちわプロジェクトは2013年も開催予定

ありがとうございました
2012/10/30
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