導入事例

株式会社アドバンテッジ リスク マネジメント 様

電子メールを使った社内の情報共有に限界を感じ、”脱メール”化に取り組む株式会社 アドバンテッジ リスク マネジメントは、社外のパートナー企業とのやりとりにも適用するため「サイボウズLive」の活用を開始した。社内外のコミュニケーションロスの削減を目指す同社の取り組みを取材した。

社内外の“脱メール”でコミュニケーションロスをなくす
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メンタルヘルスケアや就業障がい者支援の事業を手掛ける株式会社 アドバンテッジリスクマネジメントは、電子メールを使った社内の情報共有に限界を感じ、グループウェア「Cybozu Garoon」を使って”脱メール”化に取り組んでいる。

これを社外のパートナー企業とのやりとりにも拡張させるべく、無料コラボレーションツール「サイボウズLive」の活用を開始。「メールではできなかった社外パートナーとのプロジェクトの全体像の把握」が可能になり、コミュニケーションコストの削減につなげている。

株式会社アドバンテッジ リスク マネジメントで取締役 執行役員を務める神谷学様、IT企画室 ITコンサルタントの土屋秀之様に、社内外の「脱メール」のプロセスと手応えを聞いた。

メーラーに限界、社内の脱メール化を推進

アドバンテッジ リスク マネジメントの事業について教えて下さい。

神谷:株式会社アドバンテッジ リスク マネジメントは1995年に設立し、2012年で創業17年目を迎えます。メンタルヘルス不調の予防から組織の活性化までを支援する「メンタルヘルスケア」、病気やケガで長期間働けなくなった人をサポートする「就業障がい者支援」を柱にした事業を展開しています。

2000年代に入り、働く人のメンタルヘルスが注目され、現在は企業における早期予防対策が進んでいます。アドバンテッジ リスク マネジメントでは、企業の従業員が安心して働ける環境を作るために、メンタルヘルスに関する研修プログラムやソリューションを提供しています。

アドバンテッジ リスク マネジメントでは、社内の情報共有にサイボウズのグループウェアを使い、脱メールに取り組んでいらっしゃるとお聞きしました。

神谷:2001年にグループウェア「サイボウズ Office」を導入し、2007年に大規模企業向けグループウェア「Cybozu Garoon」にシステムを切り替えました。Garoonの「メッセージ」機能を使い、社内の連絡をGaroon上に集約しました。社内の情報共有をサイボウズに一本化したということです。

それまでは、社内の情報共有に電子メールを使っていました。しかし電子メールは受け手の誰が読んだかを確認できなかったり、BCCの多用により社内の誰にメールが届いているかが分からなかったりしました。

元々電子メールは、1対1のやりとりを想定した「手紙」を電子化したものであり、n対n(複数人)でのコミュニケーションにメールを使うのには無理があります。コミュニケーションを円滑にする際に、メーラーの仕組みそのものに限界を感じていたわけです。

電子メールの限界を感じ、まずは社内における電子メールの撤廃から着手していったと。

われわれの業務は、メンタルヘルスに関する新しいサービスを作ったり、チーム全体でビジネスを推進したりすることが多く、1対1でのやりとりはほとんど発生しません。その意味で、電子メールからGaroonのようなツールにコミュニケーションの仕組みを移行するのは、当然の流れです。

そこにGaroonのメッセージ機能の活用がうまく当てはまりました。議論したいテーマごとにメッセージを立てて、情報を共有したいメンバーを招待して、限られたメンバーだけで簡単に情報を共有できます。

私自身の過去の経験ですが、連絡手段が電子メールしかなかったころは、朝の8時30分に出社後、メールの確認に1時間以上を割いていました。サイボウズで社内の情報共有を一元化してからは、朝の電子メールの確認時間はわずか5分程度に短縮しました。必要な電子メールを受信ボックスから探す行為がなくなったのです。

実態分析

電子メールを使った連絡をサイボウズ ガルーンに置き換えたことで、メールの利用量は減少した
(資料出典:アドバンテッジ リスク マネジメント)

脱メールの知見を社外の情報共有に拡張

社内の情報共有に電子メールを使わなくなり、その後社外とのやりとりでも電子メールを減らそうとした。それがサイボウズLiveの導入につながっていったのですね。

神谷:その通りです。電子メールの社内利用をなくし、情報共有がスムーズになりました。これを社外の人とのやりとりでも実現できないかと考えていました。そんな折に、サイボウズ株式会社の青野慶久社長からサイボウズLiveをご紹介いただきました。

試用してみると、サイボウズ製品と似た使い勝手で社外の企業と情報共有できそうだと感じました。2011年4月にサイボウズLiveを使い、社外のパートナー企業と情報共有を開始しました。

導入後は一定の手応えを感じています。まずは、パートナー企業とのプロジェクトの全体像がつかみやすくなりました。サイボウズLiveはプロジェクトごとにグループを作り、経緯や議論内容を残しておけます。電子メールの場合は返信が重なると議論のテーマが変わるなど、プロジェクトの目的が分かりにくくなることが多かったのですが、それが少なくなってきました。

サイボウズLiveはPCとネットワーク環境があれば無料で使えるため、パートナー企業にも勧めやすかったです。現在はサイボウズLiveを10社以上と活用し、各プロジェクトを進めています。

土屋さんのサイボウズLiveホーム画面

土屋さんのサイボウズLiveホーム画面。パートナー企業ごとにグループを作り、情報を共有している

主にどのような機能を使っていらっしゃいますか。

土屋:グループごとに異なりますが、主に「掲示板」と「共有フォルダ」を活用しています。掲示板はプロジェクトの情報共有や議論に、共有フォルダはファイルの保管に使っています。

一番のメリットを感じているのは、共有フォルダです。社外とのファイル共有には電子メールにファイルを添付することが一般的ですが、メールに添付したファイルは暗号化し、パスワードを設定して複数のメールを送らなければいけません。誤ってほかのファイルを添付してしまうこともあります。

サイボウズLiveで作成したグループの情報は参加メンバーのみが閲覧できる仕様のため、安全かつ簡単にファイルを共有でき、わざわざファイル開封のパスワードを付ける必要もありません。また共有フォルダのカテゴリー分けを使うことで、「あのファイルはどこにあったっけ」と無駄な時間を費やすこともなくなりました。

社外の人の多くは「サイボウズLiveは、使ってみると便利」という反応ですが、一部のパートナー企業とはメールでの連絡を続けています。アドバンテッジ リスク マネジメントとしては、社外との情報共有にサイボウズLiveの活用を義務付けておらず、当面はサイボウズLiveとメールを使い分ける形になりそうです。

ToDoリストでの進捗管理

パートナー企業とのグループでは、ToDoリストを使って進捗管理している

正しい情報共有で、コミュニケーションロスをなくす

社外の情報共有における電子メールを減らすことの意義をどう感じていらっしゃいますでしょうか。

神谷:(社内外を含むプロジェクトメンバーとの)コミュニケーションロスの8割は、情報が正しく共有されていないという初歩的な要因から来るものだと思っています。電子メールは見逃しが頻発しますが、サイボウズLiveのようなコミュニケーションツールを使うと、まず見逃すということがなくなります。

またパートナーとの情報共有において、ファイルなどの業務データをローカル(PC)に保存しておく必要もないのではないでしょうか。業務やプロジェクトは社内外と共同して進めますので、プロジェクトが立ち上がった時に、メンバー全員で簡単にデータを共有できる仕組みが不可欠だと思います。

情報共有において、誰にどの情報が共有されたか分からないという「ブラックボックス」を作っていはいけませんし、業務が属人的になって情報が正しく共有されない状態もよくありません。「この人がいなくなると業務が回らなくなった」という事態を回避する情報共有が求められているといえます。

段階的に社内外の”脱メール化”に取り組んでいるということですね。

その点で今後もサイボウズLiveを使って、種々の業務を合理化し、コミュニケーションコストを減らしていきたいと思っています。浮いた種々のコストは、新規事業開発をはじめとする弊社のイノベーティブな分野への投資につなげていきたいです。

ストレス診断・メンタルヘルス対策の総合サービス「アドバンテッジ タフネス」やメンタルタフネスな人材を見極める採用検査サービス「アドバンテッジインサイト」は、社外のパートナー企業とサイボウズLiveでやりとりしながら開発を進めました。パートナー企業とは対面のミーティングを毎日重ねながら、サイボウズLiveでオンラインの議論も並行してきました。オンライン・オフラインを含む濃密なやりとりが、新たな価値を作ることにつながったと実感しています。

ありがとうございました。
(2012/05/25)
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