導入事例

芸能プロダクション シャイニングウィル様

「AeLL.が予定共有にサイボウズLiveを使っている」――こんな情報が届いた。企業間で使われるコラボレーションツールをアイドルが本当に使っているのか。篠崎愛さん擁するAeLL.と芸能プロダクションに突撃取材してみた。

イマドキのアイドルはスマホでスケジュール管理!? 篠崎愛さん擁する「AeLL.」に聞いてみた
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「とあるアイドルグループがサイボウズを使っている!!」――。

こんな情報が届き、サイボウズLiveチーム内は騒然となった。企業間プロジェクトなどで使われることが多いコラボレーションツールが、華々しき芸能界で活用されているとは想像すらしなかった。しかし、現実にはそういった流れが起きているようだ。これは本当なのか!?

早速調査(という名のネット検索)をしてみると、確かに、Androidを活用したアプリケーション開発のイベントでその趣旨の発言があったようだ。その発言主は「AeLL.」、健康・エコ・環境問題にファンと一緒に取り組むことをコンセプトに、2012年に誕生したアイドルグループである。

なぜAeLL.がサイボウズLiveを使っているのか。そもそもアイドルの活動にサイボウズLiveは必要なのか? AeLL.が所属する芸能プロダクション シャイニングウィルの細田信明マネージャーに聞いてみた。細田さんによると、主要業務の1つである「予定共有」が円滑になったとのことだ。

仮決定の5分後にスケジュール変更!? タレントの予定管理は大変

芸能プロダクションのマネジャーの1日の仕事って、どんな感じですか?

細田:その日によって、働き方が全然違うんですよ。タレントと一緒に現場に行き、撮影やロケの段取りをする日もあれば、営業活動での外出や企画・イベントの打ち合わせが重なる日もあります。

イレギュラーに予定が入るのですね。芸能プロダクションでの予定管理はどれくらい大変なんですか?
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AeLL.のマネジャー 細田信明さん

細田:タレントの予定はいつも慌ただしくて流動的です。例えば1つの時間帯に複数の案件が重なることもあって、これらは一旦仮決定で処理をしています。

担当タレント以外のマネジャーもスケジュールを入れれられるので、スケジュールのバッティングもたくさんあります。1つが決まると別の予定を再調整して、そのたびにタレントに知らせているんですよ。

スケジュール管理には相当時間が掛かりそうですね。

細田:実際、かなりの時間を費やしてますね。予定を決めた5分後に「やっぱり変更になった」と電話が来て、予定を再調整することも多いです。

朝にお台場で撮影、夕方に渋谷でイベント出演があるタレントの場合、合間の時間が最小限になるように「朝のお台場と夕方の渋谷の合間にもう1つ予定を入れよう」と考えます。こういった調整を複数のタレントで同時にやっているんです。

芸能プロダクションの資産はタレントの時間です。これをどう有効に活用するかを常に考える仕事なので、スケジュール管理はとても大切ですね。

AeLL.の皆さんと細田さん

AeLL.の皆さんと細田さんがサイボウズLive for iPhoneを通じて予定の確認をし合う

サイボウズLiveを使う前は、予定をどう管理されていたのですか?

細田:急な予定変更があった場合は、タレントに電話していました。でもつながらない時もあって、その場で予定を伝えられないんですよね。つながらない時はメールをして返事待ち状態です。

事務所では専用の予定共有ソフトも使っていたんですけど、出先からはアクセスできず、ほかのマネジャーが別の予定を入れてる可能性もあるので、結局事務所に戻って予定を確認していました。

そんな時に「サイボウズLive」を見つけたんです。「無料で登録できる」「アプリがあって、スマホから使える」と分かったので、とりあえず使ってみることにしました。

ダブルブッキングが減り、予定共有の不安がなくなった

サイボウズLiveを使ってみて、どんなメリットを感じましたか?
細田さんのスマートフォン画面

タレントごとにグループを作り、
「グループイベント」でどんどん予定を入れていく

細田:ほかのマネジャーもいつでもタレントの予定が確認できるので、電話に比べて予定のダブルブッキングが随分と減りました。

サイボウズLiveではタレントごとにグループを作って、各タレント専用のカレンダーページ(イベント機能)に予定を入力しています。マイカレンダーを見れば全タレントの予定が集約表示されているので、全員のスケジュールが一目で分かります。

また電話をしながらその場でアプリを開いて予定を入れられるので、予定の共有もれがなくなりました。手元のスマートフォンから全予定が見えるので、会社に戻って確認しなくてもよくなりましたね。

AeLL.の皆さんは、細田さんが入力したスケジュールをその場で確認しているんですね。

細田:AeLL.は全員スマートフォンを使っていて、サイボウズのアプリを入れています。彼女達はスマホから、いつでも最新の予定を確認してもらっているので、予定の変更も確実に伝わるんですよね。おかげで電話をかける時間が明らかに少なくなりました。それは本当に大きいです。

タレントマネジメントの業務効率の向上にもつながっていったのですね。

細田:それは間違いないですね。タレントが完璧にスケジュールを把握してくれることは、マネジャーの立場からするととても安心なんですよね。急に予定が変わっても、彼女達にはちゃんと伝わっている。これは仕事の効率化におけるメリットだと思います。

アナログな人間なのでITには疎いのですが、サイボウズLiveは無料ということもあってわりと抵抗なく、気軽に受け入れられました。無料でこれだけ簡単に使えるなら、ほかのタレントのスケジュール管理にも使ってみようって思いますよね。

「サイボウズ、四六時中見ているかも」と篠崎愛さん

実際にAeLL.はサイボウズLiveをどう使っているのだろうか。AeLL.の皆さんにも突撃取材してみた。

AeLL.の皆さん

写真左からAeLL.の西恵利香さん、篠崎愛さん、鷹那 空実さん、石條遥梨さん。
メンバー全員がサイボウズLiveユーザーだった!

サイボウズLiveを使っているとお聞きしてびっくりしました。どういう場面で使っているんですか?

西:AeLL.のロケや撮影のスケジュール確認で使っています。予定を確認するときは毎回サイボウズ(サイボウズLive for Android)を開いてるんです。

篠崎:「明日何のロケがあったっけ?」と思った時に、電車の中や外出先でサイボウズを開きます。四六時中見ているかも。

鷹那:1日に何回も見ちゃうよね。スケジュール帳は使わなくなったし、本当にサイボウズにはお世話になりっぱなしです(笑)。

(す、すごい。本当にサイボウズLiveを使いこなしていらっしゃるようだ。。。)手帳を使わなくなったんですか?
石條:私、去年は手帳を細かくつけていたんですけど、サイボウズを使うと仕事の予定が全部確認できちゃうので、手帳を使わなくなったんです。 西:携帯って絶対手離さないものじゃないですか。だから手帳じゃなくてスマホをカレンダー替わりにするといいなって。
(AeLL.さん、もしや相当なヘビーユーザー!?)サイボウズLiveを使う前はどうやって予定を把握していたのですか?

石條:マネジャーさんからのメールや電話で予定を知ることが多くて。その連絡が前日に来ることもあって把握しきれない時は、マネジャーさんにそのつど確認してました。「明日撮影です」って言われて「えー、聞いてないよ!!」ってなることも……。

でもサイボウズにはスケジュールが全部入っているので、その日の予定がすぐに分かるようになりました。サイボウズを使っていると安心できるんです。

鷹那:サイボウズは、何カ月、何年も先の予定だって見られるじゃないですか。マネジャーさんから仮予定もどんどん入ってくるので、アプリを確認して「とりあえずこの日は仕事が入ってるから空けておこう」という感じで使ってます。

予定の把握に使われているんですね! メンバー全員で予定を共有することのメリットはありました?

西:篠崎(愛さん)が全然予定を把握しない子なんです(笑)。だからほかの3人が「今日はラジオの予定が入ってたよ!」って教えることもあったりします。

篠崎:みんなに予定を知らせてもらうこともありますね。サイボウズでAeLL.のチームワークが発揮されてるかも(笑)

集合写真

AeLL村で開墾? 健康、エコ活動にファンと取り組みたい

AeLL.の皆さんもサイボウズLiveをフル活用しているようだ。最後にマネジャーの細田さんにAeLL.の今後の展望について話してもらった。

最後にAeLL.の活動の今後について教えて下さい

細田:AeLL.は「Activity eco Life with Love」をコンセプトに、「健康」「エコ」「環境問題」にファンのみんなと一緒に取り組むアイドルとして頑張っていきます。

農業体験をする「AeLL.村」プロジェクト

AeLL.とファンが南アルプス市の耕作放棄地を開墾し、
農業体験をする「AeLL.村」プロジェクト
(出展:南アルプス市 Webサイト)

「ファンの皆さまと一緒に」というのが大事だと思っていて、これまでAeLL.がオフィシャルサポーターを務めるマラソン大会で42.195kmマラソン一緒に走ったり、山梨県に「AeLL.村」を作ったりしています。AeLL.村では、過疎化が進んで荒れ果てた土地を、ファンの皆さんとAeLL.4人が一緒に竹林を開墾して更地にするところから始めてます。

彼女達はマラソンや耕作が得意ってわけじゃないんですよ。そんな彼女たちが実際にファン皆さんと一緒に物事に取り組んで、「健康」「エコ」「環境問題」に関心を持っていただくきっかけになればいいなと。

「AeLL.がきっかけでファン同士が友達になり、交流が楽しくなる」。こうなればさらに嬉しいですね。AeLLと一緒に健康、エコ、環境問題に取り組むファン同士が楽しめるような、そんなクローズドなコミュニティをサイボウズLive上に作ることもできますよね。そんな使い方もありだなと思いました。

2012年9月5日にAeLL.の1stアルバム「with AeLL.」も発売されるので、こちらもたくさんの方に聴いていただけるよう、本業の歌手活動も頑張っていきたいです。

ありがとうございました。
2012/07/05
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