導入事例

株式会社弘前市薬剤師薬局 様

弘前市薬剤師薬局では、当局を含む3つの店舗で、服薬指導の強化を進めている。店舗ごとの情報共有にとどまっていたが、無料グループウェア「サイボウズLive」を活用した薬局間連携を目指している。

弘前市の薬局が作る”サイボウズLiveデータベース”――服薬指導のレベルアップで、医療現場の支えに
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加藤傑 様
株式会社弘前市薬剤師薬局 加藤 傑 様

個別の薬局に蓄積したデータを共有したい

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

私は、弘前市薬剤師薬局で働いている薬剤師です。当薬局グループは、このほかに津軽と土手町の薬局があり、3つの店舗で業務を進めています。

弘前市薬剤師薬局津軽は、年中無休で営業している数少ない市内の店舗の1つです。東日本大震災時にも休むことなく、患者さんに対応してまいりました。

これらの店舗の情報共有を進められているのですね。

はい。薬局および薬剤師の業務は、処方における知識や経験を分かち合い、職員同士で素早い対応をしていくことが求められます。そこで3店舗で情報を共有し、ノウハウを整理していこうと考えています。

これまでは、どのように情報を共有されていたのでしょうか?

月に1度の管理者会議があり、重要事項を共有していました。その他はFAXやノートを使い、各店舗や薬剤師ごとに個別にやりとりをしていました。

重要事項こそきちんと共有されていましたが、細かな情報までをすくい上げられていたわけではありません。各店舗で個別に蓄積されたデータやノウハウを、3店舗で共有する仕組みがなかったのです。

これまでの情報共有
そこで、3店舗での情報共有にサイボウズLiveをお使いいただいたのですね。

そんな時に「サイボウズLive」いう情報共有ツールがあることを知りました。無料だったので、試しに使ってみました。

どんなメリットが感じられましたか?

業務連絡や患者向け資料、薬の情報など、診療に関するあらゆるデータが整理・蓄積されるようになりました。サイボウズLiveが、3店舗で使える共通のデータベースになったことが、一番のメリットですね。

サイボウズLiveはコミュニケーション用途で使われることが多いので、データベースとしてお使いいただいていることには驚きました。

薬局業務には膨大な情報が必要になる一方で、Webなどの情報は信頼性に欠けるものも多いです。それらを薬剤師が個別に探すよりは、3店舗がチームとなって、それぞれが信頼できる情報を集めていきたいと考えています。サイボウズLiveにはグループ内の検索機能もあるため、情報を探す際にとても便利です。

サイボウズLiveを活用することでできた情報データベースは、われわれの仕事の柱になると確信していますし、どんなに高価な設備よりも価値があります。新人教育のノウハウや薬の在庫など、さまざまな情報をデータベース化に応用できると感じていますね。

サイボウズLiveを使った情報共有

薬局間連携につながる”サイボウズLiveデータベース”の作り方

特に使っている機能はなんでしょうか?

掲示板、共有フォルダ、グループイベントを使っています。

掲示板は全店舗での情報共有に使っています。業務上の連絡事項を共有したり、薬のデータベースとなる情報を記録しています。

株式会社 弘前市薬剤師薬局のサイボウズLive活用画面

株式会社 弘前市薬剤師薬局のサイボウズLive活用画面

共有フォルダは、患者指導せんや薬の参考データ、書類の様式を保管しています。誰でも簡単に資料をプリントアウトして、すぐに患者さんに配布できるようになりました。

グループイベントでは、職員の有給休暇、勉強会の予定を共有しています。年間の予定表も登録していますね。

具体的には、どのような使い方をされているのでしょうか?

大きく分けると6つの使い方をしています。

弘前薬局間の連携を目指した"サイボウズLiveデータベース"
  • 有給休暇や社内イベントの共有
  • ヒヤリハットの事例報告
  • よく使うサイトのリンク集
  • 薬のデータ共有
  • 緊急連絡網
  • iPadを使った画像共有

以下、それぞれの使い方の詳細です。

1. 有給休暇などの共有(グループイベント)

弘前市薬剤師薬局_グループイベント

グループイベントを使って有給休暇や社内行事を共有するようになりました。PC、スマートフォン、携帯電話とどの端末からも予定を確認できるため、職員のスケジュールが把握しやすくなりました。

弘前市薬剤師薬局_グループイベント_iPhone

2. ヒヤリハットの事例報告(掲示板)

ヒヤリハット

重篤な調剤事故を防ぐためには、ヒヤリハットの事例蓄積が不可欠です。薬剤師がヒヤリハットを匿名で報告できるようにするため、会社のアドレスを使って共通のアカウントを作っています。 特に大事なデータは、公益財団法人日本医療機能評価機構 | 薬局ヒヤリ・ハット事例収集・分析事業へ報告しています。

3. よく使うサイトのリンク集

リンク集

グループ内に、よく使うWebサイトのリンク集を作っています。グループメンバーは、どのPC端末からでも同じリンクを閲覧できるようになりました。

これまでは、職員のPCごとにリンクをブックマーク登録してましたが、その手間がなくなりました。どの端末からでも同じ環境にアクセスできるクラウドサービスの利便性を感じます。

4. 薬のデータ(指導せん)を共有(共有フォルダ)

共有フォルダ

患者用の指導せんは数が多く、在庫管理が難しいです。手元にない場合はそのつど探していたので、手間がかかっていました。

今は指導せんをデータ化して、共有フォルダに保管しています。すぐに指導せんを見つけることができ、その場で印刷して患者さんにお渡しできるようになりました。

5. 緊急連絡網(掲示板)

掲示板に「災害時などの緊急連絡」というトピックを作り、職員同士の連絡網を作っています。

万が一のことがあっても職員同士が素早く対応できるようにして、患者さんのために職務を果たしていきたいと考えています。

6. iPadでの画像共有(掲示板など)

これまで薬局間では、FAXを使って文書を共有していました。一方で、画像の共有はなかなかできていませんでした。データの交換や写真の現像は手間とコストがかかるため、現実的ではありません。

今は、掲示板などに参考画像を添付して、薬剤師に共有しています。iPadを使って拡大画像を簡単に表示・共有できるため、文字だけでは表せないイメージの理解が進むようになりましたね。

全店舗がまとまり、ディスカッションが活性化

サイボウズLiveの導入で、仕事や生活はどう変わりましたか?

他店舗の方とは普段顔を合わせないことが多いですが、サイボウズLiveでやりとりをしていると、みんなが身近にいるような感覚になります。全店舗にまとまりが生まれていると感じます。

これまでは各店舗や担当者ごとの情報共有しかできていなかったのですが、全店舗での共有が進むことで、活発な議論がいくつも行われるようになりました。

サイボウズLiveを通じて職員同士が学習し、それが全店舗にフィードバックされるようになりました。個々の仕事の質も確実に向上していますね。

ありがとうございます。最後に一言お願いします。

サイボウズLiveはこれまでにない最高のグループウェアかと思います。

弘前市薬剤師薬局では3薬局間での情報共有を進め、今後は、ほかの薬局の薬剤師ともグループを作り、お互いが向上しあえるような関係を作っていきたいです。

情報共有によって得られた知見が、患者さんの助けになると信じています。
2012/11/28
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