導入事例

ボーイスカウト埼玉県連盟 様

ボーイスカウト埼玉県連盟は、減少著しい国内のボーイスカウト参加者を増やすため、「サイボウズLive」を活用。会議費や郵送費の削減とともに連盟メンバーの活動が活発になるといった効果が生まれ、よりよい広報活動につなげている。

子供のチームワークと自律心を育てるボーイスカウト埼玉県連盟――FAXや郵送でのやりとりをサイボウズLiveに一本化
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黒澤様
ボーイスカウト埼玉県連盟 黒澤 岳博 様

青少年のチームワークと自律心を育成するボーイスカウト

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

ボーイスカウトでは、キャンプやハイキングなどの野外活動や募金などの社会奉仕活動をしています。埼玉県には130のボーイスカウト団体があり、8000人が加盟しています。毎週、青少年のチームワークと自律心を育てる活動を続けています。

私はボーイスカウト埼玉県連盟 広報委員会のメンバーとして、埼玉県内のボーイスカウトに関する広報紙の発行、ホームページの運営を担当しています。

ボーイスカウトは具体的に、どんな活動をするのでしょうか?

年代ごとに「小集団(班、組)」を組んでプログラムを展開しています。チームごとにグループワークをしているようなものです。

ボーイスカウトでは、小集団ごとに「課題」を設定します。具体的には、ロープワークやテント立て、ハイキングで使うコンパスの使用方法などを学んでいきます 子どものころからグループワークを行い、野外生活で必要となる技能を学ぶことで、チームワークと自律心の育成につなげています

ボーイスカウト埼玉県連盟の活動

青少年の育成を目指すボーイスカウト埼玉県連盟

40年の参加経験から生まれた「社会に貢献する青少年をもっと増やしたい」という思い

黒澤さんがボーイスカウトに参加したきっかけは何だったのでしょうか?
ボーイスカウト埼玉 黒澤様

ボーイスカウトの概要を説明する黒澤さん

小学校1年生の時、近所のお兄さんがボーイスカウトに入っており、そのかっこいい制服にあこがれました。小学校4年生の時に地元にボーイスカウトができることを市役所の広報紙で知り、参加しました。 以来、学生時代に中学生が60人参加する大会を主催するなど、40年間ボーイスカウトにかかわっています。

学校教育とは異なるボーイスカウトという「社会教育」は、指導者となり、親になった今、青少年のチームワークや自律心の育成にとても効果があると感じています。ボーイスカウトに参加する青少年は、野外活動のキャンプや募金などの奉仕活動を通じて、自分で決めた道をしっかり歩む方法を学び、社会に貢献することの重要性を体験します。

40年以上も活動に携わっていらっしゃる黒澤さんが感じる、近年のボーイスカウト活動の現状はどのようなものでしょうか?

近年、世界のボーイスカウトに参加する青少年は増えている一方、国内では減少著しい状況にあり、大変残念に思っています。

私たち指導者がより効率的な組織運営をすることで、ボーイスカウトへの青少年の参加を促進できるのではないかと考え、サイボウズLiveを使い始めました。

ボーイスカウトの魅力を埼玉県内の青少年に伝えられるよう、埼玉県連盟広報委員会での実践をほかの委員会でも活用できればと考えています。

FAXや郵便での印刷物確認を、サイボウズLiveに一本化

サイボウズLiveをどのように使っていますか?

ボーイスカウト埼玉県連盟 広報委員会では、広報紙の編集物などの共有に、サイボウズLiveを使っています。 県内を9つの地区に分け、地区ごとに広報紙を作成しています。記事の送信・校正、活動写真の共有などに活用しているほか、広報セミナーの参加者確認にも使っていますね。

ボーイスカウト埼玉県連盟のサイボウズLive グループトップ

ボーイスカウト埼玉県連盟のサイボウズLive グループトップ画面

導入前は、どうやってチームメンバーと情報共有をしていましたか?

主にメーリングリストを使っていました。メーリングリストは廃止していませんが、今はサイボウズLiveのみで情報共有ができるようになりました。

メーリングリストでは、メンバー全員で修正したいExcelファイルをうまく共有できなかった点が不便でした。添付メールが大量に届くので、どこに最新のファイルかあるかが分からなくなることもありました。

サイボウズLiveを使うことで、その不便さは克服できましたか?

サイボウズLiveは、共有フォルダを使ってファイルを保管・上書きできます。共有フォルダには、常に最新版のExcelが更新されているため、迷うことなくダウンロードできるようになりました。

県内の各地で広報誌を配布する際には、ファイルを全員で確認して修正を行い、最新版を印刷して配布しています。ファイルの確認から配布までの工程が効率化されたと感じています。

これまではFAXや郵送で書類をやりとりしていたのですが、これを機会に、サイボウズLiveに一本化できました。文書の共有がとてもやりやすくなりましたね。

冗談も気軽に投稿 メンバーが打ち解け、団結力に高まり

文書関連のファイル共有がスムーズになったのが、一番の利点だったのですね。その他、どのような使い方をされていますか?

掲示板をよく使っていますね。「広報紙の掲載記事依頼」「会議議事録」「県内ホームページ調査結果収集」「講習会のお知らせ」「県連盟の行事紹介」などのトピックを作ることで、テーマからぶれずにディスカッションができるようになりました

掲示板はテーマごとにトピックを立ててそれぞれの話ができるため、メーリングリストのように議論の内容がすり変わるといったこともありません。

またサイボウズLiveでは、「冗談」も気軽に書き込めるようになったので、ディスカッションの自由度が少し増したように感じます。
メーリングリストでは、基本的に1つのテーマに対してやりとりが続くため、要件しか書けませんでした(笑)。

掲示板トピック

掲示板のカテゴリーを分け、広報資料や諸連絡の掲示板を整理している

冗談なども気軽に書き込める雰囲気は良いですね。ちょっとしたやりとりで、メンバーが打ち解けて団結力が高まることも考えられます。

もともとボーイスカウト埼玉県連盟では、年に4回の会議がありました。情報共有の多くを会議に頼っていたのですが、サイボウズLiveにより、会議では議論できないこまめな情報も共有できるようになりました。

県内の各地域における行事情報を頻繁にやりとりするようになったおかげで、メンバーの活動も活発になっていったと感じます。

全国のボーイスカウト団体でも導入を

サイボウズLiveの導入で、仕事や生活はどう変わりましたか?

一番の変化は、これまでは郵送していた各地区の広報紙を、サイボウズLiveで共有できるようになったことです。 広報紙をオンラインで編集するようになり、FAXも使わなくなりました。長い目で見ると、郵送料や会議費を削減にもつながっていくと思います。

オンライン化によるメリットは大きいですね。あと、サイボウズLiveは携帯電話やスマートフォンでも使えますよね。 昼間別の仕事があるボランティアの指導者も、空いた時間でボーイスカウトの情報を確認してくれるようになりました。ボーイスカウト活動が、以前より活発になっていると感じます。

サイボウズLiveの活用とボーイスカウトの活動を、今後どのように結びつけていく予定でしょうか?

全国のボーイスカウト団体の情報共有の主体となっているのは、まだ郵便やFAXなんです。オンラインで情報共有をするようになれば、より多くの活動機会が得られるのではないかと感じています。 今後は、埼玉県連盟での活用例を元に、全国のボーイスカウトでもサイボウズLiveを活用したいと思っています。

最後に一言お願いします。

ボーイスカウトは全国に14万人の加盟員がいます。 2015年には、世界中から3万人のボーイスカウトが山口市きらら浜に集まり、12日間のキャンプ大会を開催します。日本からは6000人が参加し、世界中のキャンプ仲間と国際交流をしていきます。 仕事を持つ国内・海外の成人指導者も、この大会の運営に協力するため、今から準備を始めています。お気軽にご参加いただければと思います。

第16回日本ジャンボリー
2013年8月に、山口県山口市きらら浜で1万人のボーイスカウトの青少年が10日間キャンプをする。 詳しくはこちら。
第23回世界スカウトジャンボリー:
2015年8月に、山口県山口市きらら浜で世界中から3万人のボーイスカウトが集まる。
ありがとうございました。
(2012/12/17)
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