導入事例

NPO法人 Dream eggsゆめたま 様

通勤や出張で顔を合わせて打ち合わせができなかったNPO 法人のDream eggs ゆめたま。サイボウズLiveを使うことで、オンラインのディスカッションが進み、環境保全のイベントを成功させた。

横浜から環境を保全する「ゆめたま」、サイボウズLiveでプロジェクト進行
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NPO法人 Dream eggs ゆめたま 森田 実 様
Twitter:@NPODreameggs Facebookページ:yumetama Webサイト:yumetama.or.jp

横浜から環境保全に取り組むゆめたま

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

Dream eggs ゆめたまは、主に横浜市内で約40年間放置されていた水田での稲作などを通じて、子供たちといっしょに環境保全に取り組むNPO法人です。稲作や生き物の観察会、収穫したもち米を使ったもちつき大会などのイベントを通じて、地域のみんなで環境活動を行なっています。

ゆめたまを設立した経緯を教えて下さい。

最近、高齢化による後継者不足などで、地域の文化がだんだんと衰退しつつあります。これを解決するには、地域に住んでいる人が年齢に関係なく、子どもも大人も一緒に交流することが鍵になると思っています。

代表の相川がゆめたまを設立しようと思ったのは、今やっている取り組みが、地域文化の伝承につながると信じていたからです。任意団体では国や市町村と連係しにくく、個人で活動を続けることにも限界を感じていたので、NPO法人として活動を始めました。

名前のDream eggs ゆめたま、「夢の卵」という意味を込めています。誰もが持っている夢の卵を一緒に探し、育てていく――。そんな活動を続けていければと思っています。

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ゆめたまの活動風景

活動の詳細について教えて下さい。

例えば「生き物観察会」では、近隣の子どもに水田と生き物の関係を理解してもらうことを目的に、実際に水田に入ってもらい、生息している生き物を観察してもらいました。

神奈川県の研究員兼イラストレーターの方に生き物の講師の担当していただき、日本大学の学生ボランティアとともにイベントを運営しました。この情報共有にサイボウズLiveを使うことで、短期間で効率良く準備ができました。

なぜサイボウズLiveを利用しようと考えたのでしょうか?

ゆめたまは代表の相川と私の2人を中心に活動しています。2人とも会社勤めをしており、相川は出張が多く、私の通勤時間は毎日片道2時間弱です。お互いが顔を合わせて打ち合わせをすることがなかなかできませんでした。また遠方に住んでいる講師兼イラストレーターの方が自作された観察会用テキストの確認も必要でした。

こんな状況において、ゆめたまの各プロジェクトを企画・実行するためには、オンラインで議論やディスカッション、成果物管理ができればと思っていました。

ゆめたまの活動で使う講義用のテキスト

ゆめたまの活動で使う講義用のテキスト

その時にサイボウズLiveを見つけたのです。無料で「グループ」をいくつも作成でき、プロジェクトによってグループを使い分けられる点が便利だと感じ、使ってみることにしました。

プロジェクトごとにグループを作成、用途に応じて使い分け

ゆめたまではどんなプロジェクトがあり、どうグループを作っているのでしょうか

ゆめたまでは、3つの期間で分けたプロジェクトごとに、サイボウズLiveでグループを作っています。

  1. NPO法人そのものの運営管理する長期プロジェクト(全体統括、終わりのないプロジェクト)
  2. 横浜市から受託生産している稲作りの中期プロジェクト
  3. 生き物観察会などの短期プロジェクト

特に使っている機能はなんでしょうか?

ToDoリスト、掲示板、共有フォルダです。こちらも使い分けを明確にしています。

ToDoリストは期限付きのタスクで、担当者が明確なものを登録しています。

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ToDoリストでは、取り掛かったタスクのステータスを「終了」に変更し、各タスクを可視化している

掲示板では質問や提案、承認依頼、告知など、その場で処理しなければならないトピックを登録しています。進ちょく管理のために、タイトルの前に「Open/Close」を入れて分かりやすく分類しています。

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掲示板では、フローな対応が必要なトピックを登録している

共有フォルダは、保管しておくべき資料やデータを登録しています。

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共有フォルダはカテゴリー分けをしっかりと行い、さまざまな資料にスムーズにアクセスできるようにしている

サイボウズLiveの活用で特に意識していることはありますでしょうか?

ゆめたまの各プロジェクトでは、「企画段階→実行中→開催完了→アーカイブ」という4つのプロセスを重視し、そのライフサイクルをサイボウズLiveで管理することを意識しています。

  • 企画段階
    何かプロジェクトを始めようとなった場合に、必要なデータを共有フォルダに保管する
  • 実行中プロジェクト:
    プランができたら、おおまかな段取りをToDoリストとグループイベントに登録し、WBS(Work Breakdown Structure)として利用する。プランをブラッシュアップし、イベント開催まで情報をアップデートしていく
  • 開催完了
    イベント終了後に、活用した資料を共有フォルダに保管する。スタッフからの情報、回収したアンケートや反省・改善提案のコメント、設備費用の実績、お客様からの問い合わせなどのデータを蓄積していく
  • アーカイブ
    一定期間が過ぎて、アップデートがない資料は「アーカイブ」専用のフォルダに移動する。次回でも活用できるイベントのテンプレートとなるよう、ノウハウをデータベース化する
かなり考えられた上で運用されているのですね。

はい。NPO法人は単発のイベントサークルとは異なり、組織として運営していかなければいけません。そのため、ゆめたまへの参加者や運営者が増えた場合やわれわれがいなくなった場合でも、誰もがこれまでと同じやり方でスムーズに運営できるようにしたいと考えています。 これは、私が代表の相川から最初に言われた言葉でもあります。

メッセンジャー、メールよりも簡単にやりとり

サイボウズLiveの導入前は、どのようにしてチームメンバーと情報共有をしていましたか?

電話、メッセンジャー、メールを併用していました。

複数のツールを併用されていたのですね。情報共有に関する課題はありましたか?

主にメッセンジャーを使っていましたが、インターネット回線の不安定さもあり、リアルタイムな進行が中断してしまうことがありました。会議がうまく進められず仕切り直しになると、モチベーションも低下してしまいます。

またメールはトピックごとに整理できない点が課題だと感じていました。情報がメールボックスに散在してしまうため、後で情報を見返したい時に効率的に探し出せないと感じていました。

サイボウズLiveの利用によって、これらの課題は解決できましたでしょうか?

はい、解決できたと思います。特に掲示板を使うことで、ディスカッションの内容が1つのスレッドに整理されるため、情報の経緯を見返しやすくなり、プロジェクトの意思決定に集中できるようになったと思います。

また、グループイベントにお互いのスケジュールを登録しているため、空いている時間で集中的に意見交換ができるようになりました。最新情報が常にサイボウズLiveから通知されるため、メールよりも早く情報共有ができ、新鮮でした。

補足ですが、相川はITにそんなに強い方ではありませんでしたが、比較的にスムーズにサイボウズLiveを使いこなすことができました。ユーザーインタフェースが優れており、迷わずに使える必要最小限の機能がそろっているおかげだと思います。

サイボウズLiveの導入で、仕事や生活はどう変わりましたか?

スタッフの都合良い時間を調整でき、一緒に集まって議論しなくてもプロジェクトが進むようになったと思います。サイボウズLiveのスマートフォンアプリを使うことで、通勤時間を活用してゆめたまの進ちょくが確認できる点も便利ですね。

その他、ご意見があれば教えてください。

プロジェクトを進めていくには、その場の空気が見えるリアルの場での議論も重要です。サイボウズLiveでは本当に合意が取れているかが分からない場合もあったので、Co-meetingなどの別サービスの併用も検討しながら、よりよい進行ができればと考えています。

最後に一言お願いします。

ゆめたまにおける地域振興、子供たちへの体験教育といった目的で、サイボウズLiveを引き続き活用させていただきます。 最後に、特定非営利活動法人Dream eggs ゆめたまは、地域やたくさんの方々に支えられ活動しています。すべての方に感謝の気持ちを込めて、お礼を申し上げます。

ありがとうございました。
(2012/09/06)
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