導入事例

スリール株式会社 堀江敦子 様

スリール株式会社を経営する堀江敦子さんは、子育て支援を実施するインターン学生と運営事務局の情報共有に「サイボウズLive」を活用。コミュニケーションの場所を1つに集約し、資料やデータを整理しています。

インターン学生との情報共有にサイボウズLiveを活用
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プロジェクトの概要

インターン学生による子育て支援
インターン学生による子育て支援

自己成長を考える学生と子育て支援を求める家庭をつなぐスリール株式会社を経営しています。
「仕事と子育てを学びたい」学生と、「子育てをサポートして欲しい家庭」を繋げることにより、子育て支援、キャリア教育、少子化対策の実現を目指す、全く新しいインターンシッププログラムを提供しています。 2013年3月現在、プログラムに参加したインターン学生は延べ150名以上、支援したご家庭は50家庭以上になります。

※堀江さんのプロジェクトについて、さらに詳しく知りたい方はこちらをご覧下さい。
仕事と子育てが両立しやすい社会を――働くお母さんと学生をつなぐ「ワーク&ライフ・インターンシップ」 / プロジェクトの見本帖

プロジェクトの課題

スリールの運営事務局は、私のほかスタッフ数人でインターンシップの学生と情報共有をしています。これまではメーリングリストとGoogleカレンダーを併用していましたが、子育てインターン学生の訪問予定をGoogleカレンダーに登録し、メールで連絡するというように、二度手間になっていました。また、学生のメールアドレスをメーリングリストとGoogleカレンダーに設定しなければならず、事務局側でアカウント管理が複雑になっていたのです。

子育て支援に関するファイルや資料は、メーリングリストを使って学生に一斉送信していたため、受信メールの流量が多くなりがちでした。その結果、「あの学生の資料を確認したい」と思った場合に、受信ボックスからメールをすぐに見つけ出すことができなくなっていました。

導入効果

管理の煩雑さが解消、資料を迷わずに探し出せるようになった

サイボウズLiveは「共有フォルダ」や「マイカレンダー」などの機能がそろっていて、写真や資料のファイルも送れます。メーリングリストとGoogleカレンダーで使っていた機能が1つにまとまっており、それぞれの更新情報がスタッフに届きます。運営事務局は複数のツールを使わずにサイボウズLiveだけを使って連絡ができるようになったため、連絡やアカウント管理の煩雑さから解消されました。

一番のメリットは、整理された情報が蓄積されていくことです。学生や運営事務局がサイボウズLiveを使い、子育て支援の資料を保管していきます。学生ごとに「掲示板」や「共有フォルダ」を作ることで、学生が保管した資料がどこにあるかがすぐに分かり、時間が経っても簡単に探し出せるようになりました。

共有フォルダに整理
共有フォルダのカテゴリ名を分け、資料を整理している
導入効果

特長的な運用方法

1.支援先の家庭ごとにグループを作成。各家庭の支援状況が分かり、担当する学生ごとに的確なアドバイスが可能に

ホーム画面
支援先の家庭ごとにグループを作っている。

サイボウズLiveでは無制限にグループを作れる点が便利です。子育て支援を受けるご家庭ごとにグループを作り、学生と事務局がメンバーとして参加します。ご家庭ごとにコミュニケーションの場が作ることができ、ホーム画面には各家庭への支援内容や報告書が随時更新されてきます。

事務局側は各家庭のグループを見て、「学生が適切に子どもと接しているか」「ご両親が支援に満足しているか」をスムーズに把握し、各家庭に訪問している学生ごとに的確なアドバイスができるようになりました。

2.学生全員と事務局のグループを作成。途中参加の学生も子育て支援のルールをすぐに習得

スリールでは、インターンシップの学生全員と事務局が参加する専用のグループを作っています。「掲示板」には子育て支援の注意事項や学生からの質問と回答、「共有フォルダ」にはマニュアルの資料が残っています。新しくスリールのインターンシップに参加した学生も、子育て支援を行う上でのルールや知識をすぐに習得できるのです。

スリールは、学生と社会人という立場が異なるメンバーが数カ月という期間限定で集まるプロジェクトです。そこで必要なのは、データの「見える化」と「蓄積」を行い、全メンバーが迷うことなく情報にアクセスできる環境を整備することです。サイボウズLiveは、インターンシップに参加した学生の成長が実感できる場所になっています。

ここがおすすめ! 便利な機能

アンケート機能でヘルプの学生がすぐに見つかる

アンケート機能
ヘルプだけではなく出席確認も簡単にできるようになり、ミーティングの参加率も上がった

学生が急にご家庭に訪問できなくなった場合、運営局側はヘルプの学生を探さなければいけません。そこで「アンケート機能」を使い、学生にこの日程でヘルプが可能かどうかを聞きます。ほとんどの学生は、応対可能かどうかをすぐに返信してくれるようになりました。

運営事務局側としてヘルプメンバーを探す際に大切なのは、「検討中」や「参加できない」といったステータスを正しく把握することです。アンケート機能は日程や参加可否の項目が作れるため、学生の現状がすぐに分かります。

メーリングリストを使っていた時は、学生からはほとんど返信がなかったのですが、アンケート機能を使うことで、返信を待つ間に不安な気持ちになることはなくなりました。

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