導入事例

第36回 政策・情報 学生交流会スタッフ会 様

「第36回 政策・情報 学生交流会」という大学生向けの3泊4日の合宿型イベントを開催。政策系学部を中心とする大学・大学院生170人が集まって議論しました。社会に対する「学び」、全国の大学生との「出会い」、そして「成長」。この3つを軸にした場づくりを目指しました。

グループウェアの活用で「みんなと共同作業を進めている」と実感
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プロジェクトの概要

第36回 政策・情報 学生交流会」という大学生向けの3泊4日の合宿型イベントを開催しました。参加者はワークショップを通じてほかの学生と議論し、社会問題への意識を高めます。社会に対する「学び」、全国の大学生との「出会い」、そして「成長」。この3つを軸にした場づくりを目指しました。

当日は、政策系学部を中心とする大学・大学院生170人が集まりました。大学の委員会や学生団体に所属している人が多く、社会そのものに対する意識が総じて高かったです。自分の大学や専門分野の垣根を超え、切磋琢磨しあえる「仲間」ができ、イベント後にはそれぞれの分野で学びを生かした有意義な活動を送る方が多いです。

第36回 政策・情報 学生交流会 集合写真

プロジェクトの課題

17人の大学生が運営スタッフとなり、イベントの準備や参加者管理など多くの仕事を分担して進めていたのですが、それぞれの進捗状況について情報共有や報告の頻度に差が生じ、イベント運営の足並みがそろわなくなることがありました。このことが原因でスタッフのモチベーションが下がってしまうこともありました。

この問題解決のために、進捗報告の場をオンライン/オフラインで作り、率先して声を掛け合える雰囲気作りをしました。しかし、時間の都合で会議に参加できないスタッフもいたため、情報伝達は依然としてうまくいきませんでした。会議を欠席したスタッフにも連絡事項をきちんと伝え、スタッフ全員のモチベーションを維持する方法を探していたのです。

導入効果

会議の議事録を、サイボウズLiveの「掲示板」に記録することにしました。議事録を残すことで、スタッフ全員に隔たりなく情報が共有されるようになりました。掲示板のコメント欄には欠席したスタッフからの意見や質問が書き込まれ、各々のペースで議論にキャッチアップしてくれるようになりました。会議以外の時間で議論が進み、議論内容の質が上がっていったのです。

第36回 政策・情報 学生交流会 議事録トピック キャプチャ
議事録を必ず掲示板にアップする
第36回 政策・情報 学生交流会 議事録 キャプチャ
会議に参加できなかったスタッフからコメントで確認

サイボウズLiveは「みんなと共同作業を進めている」という実感が得やすいです。自分以外が今何をしているかが把握しやすく、スタッフ同士が自然と協力して仕事を手伝い合えるようになりました。スタッフ同士の声掛けが頻繁に起こり、情報伝達がうまくいくようになった結果、イベント運営に対するスタッフの一体感やモチベーションが自ずと高まっていったように感じます。

導入効果

特長的な運用方法

1. 掲示板のトピック命名ルールを統一。スタッフが自発的に掲示板を分類・整理

スタッフが一目で見て「何の議論が行われている掲示板か」が分かるように、トピックの命名を工夫しました。例えば会計や予算案、決算に関するトピックは「【会計】予算表&決算」というように、最初に役割名を入れ、次に項目名を記入するというルールで運用しました。

これ以外にも幾つかの命名ルールを作り、グループ内で運用を徹底しました。メインの役割以外に複数の仕事を兼務するスタッフが多かったので、自分の仕事に関係のあるトピックを素早く見つけられるようにすることで、イベント運営の情報共有がスムーズになると考えたからです。

この運用を続ける中で、命名ルールを覚えた各々のスタッフが、自発的に掲示板を作成し、整理してくれるようになりました。掲示板はグループメンバーなら誰でも作成できますので、このような運用が可能になったのだと思います。

第36回 政策・情報 学生交流会 カテゴリー分け キャプチャ
カテゴリで整理しつつ、トピックの命名ルールを作って交通整理

ここがおすすめ! 便利な機能

1.「アンケート」機能で会議の出欠確認、何度も日程調整をする手間が不要に

「アンケート機能」を使うことで、会議のスケジュール調整がとても簡単になりました。スタッフがどの候補日に出席できるのかがひと目で分かり、さっと目を通すだけで日程を決定できます。「何度も連絡を取り合ってメールで日程を調整する」という手間をなくせました。

第36回 政策・情報 学生交流会 アンケート使用例

2.複数のコメントに対して「返信」機能を活用、投稿者ごとに意見を伝えられる

「返信」機能は、過去のどのコメントに対して返信しているかが分かりやすく表示されます。トピックで複数のコメントが投稿されても、特定のスタッフに対して意見を正しく伝えられます。

2013/4/1
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