導入事例

慶應チャレンジャー国際テニストーナメント 様

男子プロテニスツアー公認の国際大会である「慶應チャレンジャー国際テニストーナメント」を運営にサイボウズLiveを活用。慶應義塾大学庭球部の学生と監督、OBの方々など合計20名程度で協働して企画運営を実施。

学生、OB、監督など立場の違う人達がオンラインで協働し、プロテニスの国際トーナメントを開催
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プロジェクトの概要

男子プロテニスツアー公認の国際大会である「慶應チャレンジャー国際テニストーナメント」を運営しています。2012年度のトーナメントは慶應義塾大学庭球部の学生と監督、OBの方々など合計20名程度で運営をしました。学生が主体で運営する日本のチャレンジャー大会は慶應チャレンジャーだけで、世界的に見てもとてもめずらしいトーナメントです。

※慶應チャレンジャーについて、さらに詳しく知りたい方はこちらをご覧下さい。
国際テニス大会「慶應チャレンジャー」の舞台裏を支える慶大生の情熱 / プロジェクトの見本帖

プロジェクトの課題

1.監督やOBなど立場の違う人達と協働できる仕組みが必要だった

庭球部の部員は所属学部がバラバラで、キャンパスの場所が物理的に異なります。昼間は授業、朝と夕方はテニスの練習があるため、全員が集合して打ち合わせをする時間はなかなかありません。

またトーナメントは学生だけではなく、監督やOBの皆さんに指導して頂きながら準備を進めています。忙しい監督やOBの皆さんやキャンパスが異なる部員同士で、オンラインで協働できる仕組みが必要でした。

2.Excelを使ったタスク管理は崩壊。複数メンバーで更新ができず、進捗確認がうまくいかなかった

過去の大会運営では、Excelでタスク管理表を作ってメーリングリストで共有していました。タスク担当者には自分の進捗をExcelに記入してメールで返送してもらっていましたが、各自の報告を1つに集約するのが大変でした。メールに添付されたExcelのどれが最新ファイルなのか、分からなくなることも多かったです。

週1回の会議でタスク確認をしていたのですが、タスク管理表が不完全だったため全メンバーに進捗を再確認しなければならず、2~3時間の会議がタスク確認で終わってしまうこともありました。Excelによるタスク管理は「崩壊」してしまっていたのです。

3.運営ノウハウを後輩に代々引き継いでいく必要があった

慶應チャレンジャーは今後も私たち庭球部が継続して企画と運営を行います。「統括部門」「会計部門」など各チームのノウハウや過去の経緯を、後輩たちに代々引き継いでいく必要があります。過去の経緯はメールのやりとりの中に埋もれていて共有が難しいですし、資料を整理して共有することも難しかったです。

導入効果

1.監督やOBを含め、メンバー全員とオンラインで意思疎通ができた

サイボウズLiveがオンラインミーティングの場となり、集まって会議を開かなくても情報共有が進むようになりました。

サイボウズLiveはPCだけでなく携帯電話、スマートフォンなどモバイル端末でも使えます。先生やOBの方々には空いた時間に資料を確認いただき、掲示板でコメントをいただけるようになりました。異なるキャンパスの学生同士も、チーム内での情報共有が円滑になりました。

2.メンバーがタスクの進捗を随時更新、オンラインで個別のタスクの相談もできるように

タスク管理用のExcelを廃止して、「ToDoリスト」で部門ごとのタスクを管理することにしました。ToDoリストに登録したタスクは、担当者が随時進捗を更新できます。これにより、タスク全体の進行状況が一目瞭然になりました。

ToDoリストで部門毎に細かくタスクを整理
ToDoリストで部門毎に細かくタスクを整理

ToDoリストにはコメント欄があるため、各タスクの担当者はサイボウズLive上で進行状況の報告や進め方の相談ができます。簡単なタスクはサイボウズLive上のやりとりで完結してしまうため、会議におけるタスク確認の時間が大幅に減りました。

担当者とタスク内容を登録
担当者とタスク内容を登録
ToDoについてコメント欄でやりとり
ToDoについてコメント欄でやりとり

各メンバーは「次にどう動けばいいか」「何に対して手を動かせばいいか」について迷わなくなりました。ToDoリストを見れば、今何をしなければならないのか、次に何をすべきかがすぐに分かるのです。大規模の国際大会の運営経験がなくても、部員同士が協力してタスクに取り掛かれるようになりました。

3.やりとりの経緯が蓄積され、いつでも振り返り可能に。後輩へのノウハウ継承ができるようになった

部門ごとに「掲示板」で業務の連絡をします。掲示板はカテゴリで分類でき、トピックがきれいに整理されるため、振り返りが簡単にできます。コメント欄での議論の内容を随時本文欄にまとめていくことで、掲示板が慶應チャレンジャーの運営マニュアルのようなものになっていきます。完了したToDoの一覧をみれば、次回開催時のタスクを簡単に洗い出せます。

来年度の慶應チャレンジャー運営を担当する後輩には、サイボウズLiveの掲示板やToDoリストを使って引き継ぎをするつもりです。ノウハウの継承がスムーズに進み、大会運営もうまくいくと思います。

導入効果

特長的な運用方法

1.チーム分けをして、チームごとにカテゴリを作る

下記のように部門ごとにチームを作って各チームで準備を進めていたので、「掲示板」を部門ごとにカテゴリ分けしました。

  • 総括部門:全体の総括、スポンサー窓口、慶應義塾やOB会との窓口
  • 会計部門:約1000万円の大会資金の管理、海外への送金、審判の日当払い、源泉徴収処理
  • オフィシャル部門:男子プロテニス協会(ATP)やスーパーバイザーとの窓口、選手の入国対応
  • 運営部門:会場設営、ボールボーイ、審判などの人員管理
  • 広報部門:ポスター、Webサイト制作、ブログ、Facebook、Twitterの運営
  • ホスピタリティ部門:選手窓口、ホテル送迎、食事の手配
  • イベント部門:グッズ販売、キッズテニス、サイン会運営

「ToDoリスト」「共有フォルダ」も掲示板と全く同じ名称でカテゴリを作っています。こうすることで、各部門の担当者が自分の仕事に関する情報に迷わずアクセスできるようにしました。

カテゴリ分類した掲示板で、部門ごとに情報を整理している
カテゴリ分類した掲示板で、部門ごとに情報を整理している

ここがおすすめ! 便利な機能

ロゴの決定には「アンケート機能」を活用、投票結果がすぐに集まった

2012年に大会のロゴマークを刷新したのですが、ロゴの候補は「アンケート機能」で決めました。各デザインに対して「◯」「△」「×」を決めて投票するだけなので、あっという間に投票が集まり、ロゴが決まりました。

アンケート機能を使って、ロゴのデザイン案を投票
アンケート機能を使って、ロゴのデザイン案を投票

アンケートを見ながらコメント欄でやりとりできるので、決定したロゴの細部をみんなで話し合って決められました。

アンケート機能で選んだロゴの細部を決めるために、掲示板でディスカッション
アンケート機能で選んだロゴの細部を決めるために、掲示板でディスカッション
2013/04/02
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