導入事例

日本獣医学生協会 様

「日本獣医学生協会(JAVS)」は獣医学生が2006年に立ち上げた学生団体です。JAVSでは全国の獣医学生を対象にした勉強会や交流会を行なっています。2013年3月18、19日に「『春×獣医学生×集い』~sense the professional~」というイベントを開催しました。

無料グループウェアの活用で、統括担当がプロジェクトの全体像を把握できるように
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プロジェクトの概要

日本獣医学生協会(JAVS)」は獣医学生が2006年に立ち上げた学生団体です。獣医学生のための団体で、2013年に8期目を迎えました。

JAVSでは全国の獣医学生を対象にした勉強会や交流会を行なっています。今年は約600人の会員から有志を集めて実行委員会を作り、2013年3月18、19日に「『春×獣医学生×集い』~sense the professional~」というイベントを開催しました。

獣医学生のほとんどは、大学入学とともに獣医師になることが約束されています。そして、国家資格の獣医師は多くの場面で"プロ"としての意識を問われます。私達が将来を見据えた上で考えなければいけないことは、「プロ意識を持つこと」です。そこで各界のプロをゲストとしてお招きし、プロの皆さんとの交流を通じて参加者に"自分なりのプロフェッショナル像"を構築してもらうことをイベントの目的にしました。

夏大会2011
夏大会2011の開会式の様子

講演会の講師として、臨床獣医師の先生や獣医大学の教授をはじめ、映画プロデューサーや漫画家、社会福祉博士など8人のプロフェッショナルの方をお招きしました。また、多方面で活躍する学生による14の分科会、学生団体によるブース展示、ワークショップを開催し、交流企画としてのリアル脱出ゲームも実施しました。2日間にわたるイベントには全国から約200人の獣医学生が集まりました。

【日本獣医学生協会】集合写真
『春×獣医学生×集い』実行委員会の皆さん

プロジェクトの課題

『春×獣医学生×集い』の実行委員会は合計36人です。委員長、秘書、秘書補佐、副委員長、という全体を統括する役職に加えて、細かく役割を分けてプロジェクトを進めていました。役割は合計12で、内訳は講演会係、協賛係、企画係、懇親会係、ワークショップ係、分科会係、ブース係、事務係、宿泊係、HP係、広報係、グッズ係です。イベント企画当初は、メーリングリストを作って情報を共有していましたが、いくつか課題を感じていました。

2つのメーリングリストに情報が分散、必要な情報が探し出せなくなりメンバーの理解度に差が出てしまった

パソコンで資料を共有するためのメーリングリストと、携帯電話にタイムリーに連絡事項を送るためのメーリングリストを使い分けていました。しかし、30人以上のスタッフが常時資料や諸連絡のメールを送り合っていたため、メールの流量が増え、情報が流れてしまうようになりました。また、メーリングリストの使い分けによって情報がばらけてしまい、必要な情報を探し出すのが困難になってしまいました。

その結果、スタッフによって把握している情報量が異なり、イベント企画に対するメンバーの理解度に差が生じるようになってしまいました。

担当者が情報を抱えてしまい、イベントの代表者が状況を把握できなくなってしまった

本イベントでは、外部からゲスト(8人の先生と14人の学生、4つの学生団体)をお招きしました。実行委員会のメンバーがそれぞれの外部ゲストと進めていた連絡が「メンバー⇔ゲスト」の間で閉じてしまいがちでした。その結果、イベントを統括する委員長や副委員長が進捗の詳細を把握できなくなり、適切な指示を出すことが難しくなっていたのです。

導入効果

1.イベント企画の情報をサイボウズLiveに集約、情報の確認もれが無くなった

資料用、連絡用のメーリングリストを使い分けることをやめて、資料の共有、必要事項の共有、意見集めなど、イベント運営にかかわるすべての情報を「サイボウズLive」で共有しました。「共有フォルダ」や「掲示板」など、資料の共有と連絡・伝達のための機能がセットになっているだけでなく、カテゴリで整理できるので、後から簡単に情報を再確認できるようになりました。

2.外部ゲストごと進捗を掲示板で報告、統括担当が状況を把握できるようになった

掲示板で渉外担当者ごとのトピックをつくり、渉外の進捗を掲示板ごとに共有してもらうようにしました。これにより、委員長や副委員長が全担当の仕事の進み具合をひと目で把握できるようになりました。

【日本獣医学生協会】掲示板全体写真
担当にトピックを作り進捗を報告

渉外だけでなく、各係の報告も同様に掲示板を使いました。 それぞれの係のリーダーとしっかり連携を取り、委員長・副委員長が外部とのやりとりを常に確認できるようにしたことが奏功しました。イベント当日まで大きな問題も起こることなく、スムーズに運営できました。

ホーム画面にイベント企画のあらゆる動きが日々更新されるサイボウズLiveは、日本獣医学生協会にとってかかせない情報共有の場になりました。

導入効果

特長的な運用方法

共有フォルダのカテゴリをあらかじめ作っておき、資料の整理を心がける

30人以上の実行委員会のメンバーが、自分が見たい資料にすぐにアクセスできるようにするため、共有フォルダをカテゴリ分けしました。「議事録」や「講演会」、「協賛」といったカテゴリをあらかじめ作っておくことで、用途ごとに資料が整理されるようになりました。

メーリングリスト利用時の悩みだった資料の共有は、「共有フォルダ」を使うことで無事に解決できました。

【日本獣医学生協会】共有フォルダ写真
共有フォルダでカテゴリ分けしてファイルを整理

各スタッフの個人予定の参加者として統括担当者を登録、タスクの割り振りや予定の調整をスムーズに

マイカレンダーの「参加者/CC参加者」機能をメンバー同士で使っていました。各メンバーが個人の予定を入れ、「参加者/CC参加者」に統括担当者を設定します。

これにより統括側はマイカレンダーを見るだけで各メンバーの予定が確認できます。タスクの割り振りやミーティング予定の調整がしやすくなり、無理なく仕事を配分できるようになりました。

【日本獣医学生協会】マイカレンダー写真
メンバーの予定を共有
2013/04/09
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