導入事例

国際学生シンポジウム 様

国際学生シンポジウム運営委員会は、学生による日本最大級のディスカッションイベントです。「世界の諸問題の開発の契機となる最高の議論の場」を目指し、学生と社会人が「開発」や「紛争」「環境」などをテーマに議論をします。

国際学生シンポジウム、資料を基点にしたコミュニケーションで200人が参加する学生イベントを成功に
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プロジェクトの概要

国際学生シンポジウム運営委員会は、学生による日本最大級のディスカッションイベントです。「世界の諸問題の開発の契機となる最高の議論の場」を目指し、学生と社会人が「開発」や「紛争」「環境」などをテーマに議論をします。1987年に発足し、2012年に開催した34回目のシンポジウムには約200人の参加者が集まりました。

プロジェクトの課題

第34回の運営メンバーは34人。東京大学や一橋大学などの国立大学、早慶上智などの私立大学の学生が参加しています。1年という長期間でシンポジウムの運営準備を進めます。そこで大切になってくるのは、企画やイベント運営のマニュアルなどの資料データの共有です。

2012年の運営では、500個以上の文書ファイルをやりとりしました。当初メーリングリストを使っていたのですが、共有する資料の数が膨大になるにつれ、メンバーがファイルを探し出せないようになりました。このままではシンポジウムの運営に支障が出ると思い、メールに代わる情報共有の仕組みを探し始めました。

導入効果

サイボウズLive「共有フォルダ」を活用することで、各チームのファイルの保管先が明確に分かるようになりました。フォルダをカテゴリ分けして、報告書や引き継ぎなどの用途に合わせて保管しています。運営メンバー全員が「自分が今、必要としているファイル」を素早く探し出せるようになりました。

共有フォルダや掲示板などの機能が統合されているサイボウズLiveを使ったおかげで、ファイル整理に加え、資料を基点にしたイベント運営のコミュニケーションができるようになりました。

特長的な運用方法

1.共有フォルダを用途別にカテゴリ分け。保管ルールを統一し、他グループにも適用

「第34回国際学生シンポジウム運営委員会」というグループに、メンバー34人が参加しています。部署の1つ「渉外局」でファイルを共有する際には、共有フォルダは「週報」「資料」「引き継ぎ」「報告書」といったカテゴリに分けています。用途に応じて保管ファイルを参照できるようになりました。

共有フォルダ
共有フォルダに資料を整理

渉外局以外のグループでも、同じようにカテゴリを分類しています。運営局ごとにファイルの分け方が統一され、どのチームメンバーも簡単にファイルを見つけ出せるようになりました。500以上のファイルを秩序立てて保管できるのは、サイボウズLiveならではのメリットです。

2.分科会のURLを「共有リンク」に登録、所属以外のグループにアクセスしやすくなる

グループトップ画面の右側にある「共有リンク」が便利でした。運営局や分科会ごとにサイボウズLiveでグループを作り、そのURLを共有リンクに登録しておきました。

リンク集
サブグループのURLをリンク集で共有

メンバーの多くは、団体全体グループのトップ画面を最初に開きます。そこに共有リンクを設定しておくことで、自分の担当していない分科会で情報が更新された場合も、スムーズに確認できるようになりました。

イベント運営では、全員が参加するグループのほかに、部署ごとにグループを作ることも多いです。Webブラウザのお気に入り登録も良いのですが、各メンバーが登録をしないといけません。共有リンクは誰でも設定できるので、各メンバーの登録の手間を減らすことにもつながりました。

2013/04/15
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