導入事例

キャンドルナイト湘南台 様

「キャンドルナイト湘南台」は地域交流イベントを開催する学生団体です。2012年12月に開催した「キャンドルナイト湘南台2012」では、公園を消灯し、湘南の福祉施設や子どもたちと作った2000個以上のキャンドルを灯しました。

メーリングリストで発散していた議論をサイボウズLiveの掲示板で整理
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プロジェクトの概要

「キャンドルナイト湘南台」は地域交流イベントを開催する学生団体です。2012年12月に開催した「キャンドルナイト湘南台2012」では、公園を消灯し、湘南の福祉施設や子どもたちと作った2000個以上のキャンドルを灯しました。

公園に火をともす
公園を消灯して2000個以上のキャンドルに火を灯す

「キャンドルナイト湘南台」は、慶應義塾大学・湘南藤沢キャンパスの学生8人で運営しています。メンバーはプログラミングやまちおこしの研究に携わる学生など、個性豊かです。湘南という地域に何かしら貢献したいという思いで、キャンドルナイトに参加しています。

キャンドルナイト湘南台メンバー
「キャンドルナイト湘南台」は、慶應義塾大学・湘南藤沢キャンパスの学生8人で運営

※キャンドルナイト湘南台について、さらに詳しく知りたい方はこちらをご覧下さい。
「もっと地域と交流しよう!」――慶應SFC生が湘南台住民を巻き込む一大イベントを開催 / プロジェクトの見本帖

プロジェクトの課題

情報共有にメーリングリストを使っていたのですが、情報が全然整理できませんでした。具体的には、次のような課題を感じていました。

1. 複数の議論が行われ、重要なメールが埋もれるようになった

企画段階でメーリングリストを使っていたのですが、大量のメールのやりとりがあり、どのメールで何の議論をしていたかが分からなくなってしまいました。メールを減らすために一つのメール文中で複数のテーマについて返信するようにしていたのですが、もっと効率的な情報共有が必要でした。

2. ファイルの共有場所が分散してしまった

キャンドル制作の資料やイベントの写真を共有する際に、添付メールとファイルサーバを併用していました。軽いファイルはメール添付、重いファイルはファイルサーバに保管していたのですが、共有の明確なルールはありませんでした。その結果「誰がどこにどのファイルを整理したか」がわからなくなり、肝心な時に資料が探しだせなかったのです。

導入効果

1.掲示板の活用で、議論が発散しなくなった

「掲示板」のタイトルに議論のテーマを入れておくと、テーマに関する意見やアイデアがどんどん書き込まれるようになりました。テーマがはっきりと書かれているため、議論が発散せず、テーマに関する意見が書き込まれるようになりました。

話し合いたいテーマが複数出てきた時点で、別の掲示板を作ります。グループトップ画面には整理された掲示板が並び、どのメンバーが見ても「今、何の議論が進んでいるか」が分かるようになりました。

2.共有フォルダでファイルを整理、「あのファイル、どこに保管した?」と迷わなくなった

「共有フォルダ」を使い、ファイル共有をサイボウズLiveのみで行うことにしました。カテゴリ分けを使い、メンバーの担当業務ごとにファイルを整理していった結果、迷わずファイルが探せるようになりました。

共有フォルダは1Gバイトまで保管でき、25Mバイトまでファイル添付ができます。メールには添付できないサイズのファイルも、サイボウズLiveでは気にせず保管できる点も便利です。

group
キャンドルナイト湘南台のグループ

特長的な運用方法

ToDoリストはメンバー同士でタスクをチェックしあう

「ToDoリスト」に担当者と締め切りを設定してタスクを登録することで、「今、どのメンバーが、何の仕事をしているか」が分かるようになりました。メンバー同士がタスクをチェックし合うようになり、見落としもなくなりました。

メーリングリストの課題は「掲示板」「共有フォルダ」で解消できましたが、「ToDoリスト」を使うことで、キャンドルナイト湘南台の運営はさらに円滑になりました。

ここがおすすめ! 便利な機能

1.共有フォルダのフォトアルバム表示で、写真素材の確認がズムーズに

写真素材をメンバーに共有するストレスがなくなりました。共有フォルダに保管した画像は「フォトアルバム表示」ができます。画像をPCにダウンロードしなくてもWebブラウザ上で閲覧できるため、写真素材の共有が本当に楽になりました。

フォトアルバム表示で写真を共有
フォトアルバム表示で写真を共有

2.スマホアプリを使えば、野外活動中も資料を簡単に参照できる

ワークショップやイベント運営などの屋外活動で資料を確認する場合は、「サイボウズLive for iPhone」を使います。WordやPowerPointなどのOfficeファイルも展開でき、パソコンよりも素早くファイルの中身を展開できます。

スマートフォンアプリ
スマートフォンアプリで野外でも資料を参照

学生団体に参加する人は、スマートフォンを使いこなしていると思います。そういう人にとって、スマートフォンアプリに対応しているサイボウズLiveは使いやすいと思います。

2013/04/16
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