導入事例

京都学生演劇祭 様

「学生劇団から演劇界を活性化する」ことを理念とした演劇祭、「京都学生演劇祭」を運営しています。 京都学生演劇祭で目指すのは、「文化都市 京都」の実現です。演劇によって京都を盛り上げ、京都という都市の魅力を伝えるきっかけになればと願っています。

掲示板の「まとめページ表示機能」で決定事項の再確認が容易に
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プロジェクトの概要

「学生劇団から演劇界を活性化する」ことを理念とした演劇祭、「京都学生演劇祭」を運営しています。

第一線で活動している役者の多くは、大学生劇団の出身者です。大学生劇団を盛り上げることが演劇会の活性化につながると思っています。また、京都に古くから根付く演劇文化の活性化も目的の一つです。

2013年は3度目の開催となり、総入場者数は1430人でした。劇団のパフォーマンス公演だけでなく、演劇に関するワークショップ、パネルディスカッションなど、全国の学生劇団を集めた特別企画を実施して、例年以上に「お祭り感」を演出できたと思います。

京都学生演劇祭で目指すのは、「文化都市 京都」の実現です。演劇によって京都を盛り上げ、京都という都市の魅力を伝えるきっかけになればと願っています。

京都学生演劇祭の実行委員の皆さん
京都学生演劇祭の実行委員の皆さん

プロジェクトの課題

京都学生演劇祭2013の実行委員は12人の学生です。「制作」「渉外」「広報」「宣伝美術」という4つの部署に分かれ、演劇祭を企画しました。部署ごとに高い専門性が求められることもあり、メンバーにはできるだけ部署の仕事に専念してもらいたいと考えていました。

情報共有にはメーリングリストを使っていたのですが、全ての部署の連絡が絶え間なく流れてくるため、各メンバーが必要としている所属部署の情報を取捨選択するのが難しくなりました。1400人以上の参加者が来る大規模のイベントをわずか12人で運営するために、情報共有の生産性を高めていく必要性がありました。

導入効果

サイボウズLiveではチームの数だけグループを作り、限られたメンバーのみを招待して情報共有ができます。全体連絡用と各部署のグループを分けて作成したことで、各メンバーは所属部署と全体連絡に関するやりとりを、効率良く把握できるようになりました。

チームごとにグループを作成
部署ごとにグループを作成

全員が参加するグループの共有フォルダを、広告データや企画説明会といった資料の用途ごとにカテゴリ分けしました。各々のメンバーが所属部署の資料を見つけやすくなり、簡単にファイルを探し出せるようになりました。

folder
共有フォルダで資料を整理

チーム内だけでなく、外部の劇団ともグループを作ることで、やりとりができる点が良かったです。ホーム画面には複数グループの新着情報が集約されるため、チーム内外の連絡や情報共有をサイボウズLive一つで完結でき、連絡の効率化にもつながりました。

特長的な運用方法

掲示板の本文にやりとりの概要をまとめて、「まとめページ表示」でいつでも確認できるように

掲示板の「まとめページ表示機能」を使うと、京都学生演劇祭の運営に関するあらゆるやりとりが表示されます。まとめページから確認したい特定のトピックを探しやすく、本文を展開して掲示板のやりとりの概要を確認できるようになりました。

京都学生演劇祭 まとめページ
まとめページ表示で決定事項を再確認しやすく

いいね!を使って既読管理、確認連絡をワンクリックで

「いいね!機能」を既読管理に使っています。ワンクリックでトピックを確認したことを投稿者に伝えられるようになり、メールのようにその都度「確認しました」という連絡をしなくても済むようになりました。

京都学生演劇祭 掲示板のやりとり
いいね!で簡単に意思表示
2013/04/19
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