導入事例

セキュリティ・キャンプ実施協議会 様

「セキュリティ・キャンプ」という合宿型のセキュリティ教育プログラムを運営しています。若年層の情報セキュリティ意識を向上させ、第一線で活躍できる人材を育成することが目的です。

セキュリティ・キャンプ実施協議会 様
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写真:宮本久仁男 様(左)、根津研介 様(中央)、園田道夫 様(右)

プロジェクトの概要

セキュリティ・キャンプ」という合宿型のセキュリティ教育プログラムを運営しています。若年層の情報セキュリティ意識を向上させ、第一線で活躍できる人材を育成することが目的です。中高生を中心とした参加者は、4泊5日のキャンプを通じて「考えて」「検証して」「答えを出す」という経験を積み、情報セキュリティに関する基本的な考え方を身につけます。

開催から10年を迎える同キャンプは、日本のセキュリティを支える第一線の専門家たち数十人で運営しています。10年もの長い期間継続してきたキャンプが今、着実に実を結び、若手人材の底上げにつながっていることを実感しています。

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2012年度キャンプでのCTF競技の様子

※セキュリティ・キャンプについて、こちらの記事で詳細をご紹介しています。合わせてご覧下さい。
「自ら考え、検証し、答えをだすこと」--セキュリティ・キャンプが示す人材育成のあり方 / プロジェクトの見本帖

プロジェクトの課題

セキュリティ・キャンプの運営においては、事務連絡や会場調達、カリキュラム作成など、議論のテーマが多岐にわたります。設立当初から「メーリングリスト」「会議」「専用のWiki」を使い分けながら情報を共有していましたが、それがボトルネックになっていました。

キャンプ直前には連絡が密になり、1日で100~150通のメールが飛び交うこともありました。3日間メールを見られない時があったのですが、受信ボックスは「カオス状態」になりました。議論の経緯はまったく分からなくなり、重要なメールを探しだせず、返信に一晩を費やすこともあったのです。

2012年度のメンバーはみんな本業と並行で運営に携わっているため、全員が参加できる会議日程を確保するのは難しかったです。 会議の決定事項はWikiに記録していましたが、Wikiに不慣れなメンバーが議事録担当だった場合、Wikiがなかなかアップデートされないことがありました。 情報を1つの場所に集約し、オンラインでやりとりをしながら決定事項をタイムリーに共有できる仕組みが必要でした。

導入効果

サイボウズLiveはプロジェクト進行に必要な機能がすべてそろっており、情報共有が断然やりやすいです。「グループ」を複数作成してサブプロジェクトごとに情報共有の場を分けて、掲示板で議論を進めました。
掲示板には「改善点」「事前準備」「当日のアジェンダ」「参考書籍」などのトピックを作り、そのテーマの話し合いのみを行いました。コメントが大量になっても議論が分散せず、話がまとまるのが大きな特徴だと思います。

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掲示板ではトピックを複数つくって議論を整理

メンバーは空いた時間に気軽にコメントできますから、会議を開かなくても議論が進みます。ディスカッションの経緯は掲示板のコメント欄をさかのぼって見れば分かります。さらに議論の結果を本文にまとめて、決定事項だけをすぐに確認できる「議事録」として共有するようにしました。メーリングリストやWikiはまったく使わなくなりました。

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コメントのやりとりも把握しやすい

サイボウズLiveにはセキュリティ・キャンプのあらゆる情報が集約される場所になりました。メールのように「あの議論はどこでやっていたっけ?」と迷うこともなくなりましたね。

特徴的な運用方法

早い返信が必要な場合は、「メッセージ」機能を活用

「メッセージ」機能では個別に宛先を指定してメッセージのやりとりできます。 掲示板の議論内容を特定のメンバーにすぐに確認してもらいたい場合には、メッセージを使っています。掲示板のコメントは個別にURLがあり、リンクをメッセージに記載すると簡単に該当のコメントに移動できます。議論の内容がすぐに確認できるためか、返信もすぐに来ます。

送受信したメッセージは同一画面に一覧表示されるため、メールのように「受信ボックス」「送信ボックス」を行き来する無駄な手間をなくせます。また、メールのようにやりとりの経緯を長い引用文で記載しなくても、やりとりの記録がスレッドのように追えるのでとても便利です。セキュリティ・キャンプのメンバーは、メッセージを「サブ掲示板」のように使い分けています。

ここがお勧め! 便利な機能

1. メンバー全員が参照できる「共有リンク」を活用

グループトップの「共有リンク」は便利です。キャンプ運営の参考リンクを自分用に追加していましたが、それがメンバーにとっても貴重な情報源になりました。ほかの人がリンクをまとめなくても済み、全員が必要な情報にアクセスしやすくなりました。

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リンク集でメンバーに情報源を共有

2. 共有フォルダをアイコン表示に切り替え、ダウンロードなしで写真が探せる

共有フォルダの「アイコン表示」を活用していました。セキュリティ・キャンプでは当日の講義やグループワークの写真を多数撮影し、WebサイトやFacebookなどで共有します。アイコン表示機能を使うことで、どの写真がどこに保管されているかが一目で分かり、データをPCにダウンロードすることなく探せるようになりました。

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共有フォルダで写真を共有
2013/07/11
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