導入事例

マンション管理組合理事長勉強会 RJC48 様

RJC48(マンション管理組合理事長勉強会)は、マンション管理組合の運営に役員などの立場で参加している人や参加経験がある人の集まりです。 それぞれのマンションで奮闘する理事長や大規模修繕委員会の委員長など、理事会役員の経験者が多数参加しており、勉強会を中心に活発な情報交換をしています。

アンケートや「いいね!」機能で勉強会運営がスムーズに
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プロジェクトの概要

RJC48(マンション管理組合理事長勉強会)は、マンション管理組合の運営に役員などの立場で参加している人や参加経験がある人の集まりです。
それぞれのマンションで奮闘する理事長や大規模修繕委員会の委員長など、理事会役員の経験者が多数参加しており、勉強会を中心に活発な情報交換をしています。

当初はTwitterなどで知り合ったメガマンションの理事長6名ほどで始まりましたが、現在では、50以上のマンションから参加人数は約60人、総戸数は20,000戸を超えます。主な活動としては、定期的に理事会運営に関するノウハウを共有する勉強会イベントを開催しています。これまでも、地方自治体が実施する教室的なものや、マンション管理士事務所が開催しているものなどがありましたが、いずれも理事会役員初心者を対象としていて、理事長をやっていて本当に困っていることには応えてくれません。RJC48では理事長をやって汗をかいた経験者にしかわからない、生の貴重な理事会運営ノウハウが共有されています。

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桜井 賢一様(左)、應田 治彦様(右)

※RJC48の活動の詳細について、こちらの記事で詳しくご紹介しています。合わせてご覧下さい。
メガマンションの理事長経験者が集結-マンション管理組合理事長勉強会RJC48 / プロジェクトの見本帖

プロジェクトの課題

メーリングリストの限界

当初はメーリングリストを使って50人ほどのメンバーでコミュニケーションしていましたが、色々と課題を感じていました。新しくRJC48に加入した人には最初に自己紹介してもらうのですが、既存のメンバーが一言ずつ返信するだけであっという間に大量のメールが溢れてしまうのです。量が多すぎて一つ一つ内容を確認するだけでも大変ですし、挨拶メールに埋もれて他の投稿を見落としてしまうことが多々ありました。

複数のテーマについて同時に議論しにくいことも問題でした。「議論中のテーマとは別の話題を投稿したら、議論を遮ってしまうかもしれない」「投稿が多すぎて他のメンバーは嫌になってないだろうか」と心配になって、投稿を控えてしまうこともありました。 また、メーリングリストでは情報のやり取りがその場限りになってしまうため、有益な情報がやり取りされていても、それらの情報を後から参加したメンバーは参照できず、ノウハウがストックされないことも課題でした。

そんな折、勉強会で委員会活動におけるサイボウズLiveの活用を紹介し、RJC48での利用を提案してみたところ、その便利さから徐々に利用が広がり、現在では多いときには日に数十件の投稿がやり取りされるまでになりました。その後メーリングリストは閉鎖してしまいました。

サイボウズLiveの導入効果

情報交換がさらに活発になり、ノウハウの共有が進む

サイボウズLiveの掲示板にテーマ別のトピックをつくることで、議論を整理できるようになりました。テーマごとに沢山の書き込みがあっても、特に関心のあるトピックだけ選んで読むことが出来ます。例えば「節電」に興味がある人は「節電」に関するトピックだけ読めばいいのです。後からRJC48に参加した人も、掲示板で過去のやりとりをすべて確認できるようになりました。一つのトピックに対してコメントが時系列で表示されるので、画面をスクロールするだけで簡単に議論の流れを追うことができます。

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多岐にわたるテーマについて活発に議論されている

メールのトラフィック増加による議論の混乱を気にすることなく、気楽に情報を書き込めるようになり、情報交換がさらに活発になりましました。
スマートフォンアプリで通勤中などに新着情報をチェックすることができるのも良いですね。隙間時間を有効活用してみんなの書き込みをフォローできます。
いまでは、掲示板で質問すれば、1日もしないうちに多数の有益な事例が集まってきます。

メンバーとの距離が近くなった

毎日サイボウズLive上でやりとりしているので、メンバーとはずっと一緒にいるような感覚があります。勉強会イベントで実際に顔を合わせるのは3ヶ月に1回程度ですが、久しぶりに合ったという感じがしません。メンバー同士の心理的距離が近くなっていると思います。
勉強会イベントはいつもとても盛り上がり、朝まで飲みながら延々とマンションの理事会運営について議論していたこともあります。サイボウズLiveによってそうしたオフラインの場の盛り上がりを、そのままオンライン上に持ってくることができたと感じています。

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RJC48のグループ

特徴的な運用方法

カテゴリを予め作っておく

サイボウズLiveを導入した時に、まず始めに掲示板にカテゴリを作成しました。カテゴリごとにトピックを作成し、「一つのトピック上では一つの内容しか扱わない」というルールを徹底することにしました。これはとてもうまくいったと思います。もしカテゴリを分けていなかったら、どこに何の情報があるのかわからなくなって、誰も書き込まなくなっていったかもしれません。 ナレッジバンクとして1年2年たっても後から加入した人にとって宝の山になるように、情報の仕分けには特に注意しています。

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カテゴリを予め作成しておき、メンバーが迷わず投稿できるようにしている

勉強会イベントの日程調整はアンケート機能で行う

サイボウズLiveのアンケート機能を使うことで、開催日の日程調整や懇親会の出欠確認が格段に効率化しました。以前はメーリングリストでメンバーに複数の候補日を伝えて、参加可能な日を返信してもらっていました。各メンバーの回答をExcelに入力して集計していたのですが、参加人数が多いこともあってとても手間がかかり、負担になっていました。

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メンバーの都合が可視化され、日程調整が簡単に

他のメンバーの都合が自動的に集計されて可視化されるので、投票数が多い候補日にあわせて各自が都合を調整してくれるようになりました。おかげで1週間も経たずに日程が決まるようになりました。

ここがお勧め!便利な機能

「いいね!」が"足跡"代わりに

投稿に"いいね!"がつけられるのが便利です。 自分の投稿に対して返信がなくても見てくれたことがわかります。SNSのmixiに「足あと」機能がありますが、それと近い感覚です。
「いいね!」の多寡で「今回の書き込みには共感が多いな」といったようにみんなの受け取り方を確認できます。いっきに50人から「いいね!」がつく場合もあれば、1人か2人からしか「いいね!」がつかない場合もあって面白いですね。コメントする余裕がない場合でも「いいね!」を押すだけで気軽に議論に"参加"できます。

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「いいね!」で気軽にコミュニケーションに参加できる

参加メンバーだけの閉じた場を作れる

参加メンバー以外には非公開なのがいいですね。それぞれが居住するマンションのリアルな情報を交換することが多く、アクセス制御ができないオープンな掲示板は使うことができませんから。
閉じた範囲で情報共有をする必要があるマンション管理組合理事会にはとても適しているなと感じます。実際にRJC48のメンバーの中にもサイボウズLiveの便利さを実感して、理事会の情報共有ツールとして導入をした人が何人もいます。

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