導入事例

IT勉強会スタンプラリー 様

2012年4月から2013年3月まで、IT勉強会に参加してスタンプを集めるIT勉強会スタンプラリーを企画・運営していました。IT勉強会の参加のきっかけをつくること、新しいコミュニティの発見や交流の手助けとなること、そして、コミュニティ同士の交流(共催企画など)となることが狙いの活動でした。

住む場所も仕事もバラバラなメンバーとイベントの企画を推進
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プロジェクトの概要

IT勉強会スタンプラリーを企画・運営していました。(※ 現在は活動を終了しています)
IT勉強会の参加のきっかけをつくること、新しいコミュニティの発見や交流の手助けとなること、そして、コミュニティ同士の交流(共催企画など)となることが狙いの活動でした。

企画は「IT勉強会でスタンプラリーをしてみたら面白いのでは」というアイデアから始まりました。
通常、IT系の勉強会は個々のコミュニティがそれぞれ独自に開催していることが多いと思います。このため自分たちの他にどんな勉強会が開催されているのか分からなかったり、参加者の募集に苦労したりする勉強会が多いのです。こうした勉強会同士を繋げることが出来るのではないか、という想いがありました。

スタンプシート
IT勉強会に参加してスタンプを集める

プロジェクトの課題

プロジェクトのメンバーはIT勉強会やコミュニティの繋がりで知り合った10人です。
それぞれが別々のIT系勉強会のコミュニティのコアメンバーとして活動している人たちばかりです。居住地などもばらばらです。企画・打ち合わせなどは全員で行い、サイト作成などの実働作業は代表・副代表を中心に数名で行いました。

以前、メールやMLベースでコミュニティの運営を行ったこともあるのですが、メールベースの場合は議論の見通しが悪くなったり、配信状況により遅延や欠落が発生したり、また迷惑メールフィルタの誤判定で見落とされるなどが発生し、問題となりました。
メンバーの中にサイボウズLive利用経験者がいたため、まずサイボウズLiveにグループを作成するところから企画検討をスタートしました。

導入効果と特徴的な使い方

サイボウズLiveでやりとりすることで、スムーズに企画を運営することができました。
それぞれメンバーは住む場所も仕事もバラバラなので、各々が都合の良い時間に活動を行う事ができるため、それぞれの今までの生活や仕事に影響を与えないように活動が出来たこともよかったです。

議論用トピックと決定事項用トピックを分ける

主に掲示板を使って情報共有と話し合いを行い、共有フォルダで資料の共有を行っていました。
掲示板には複数のトピックを作成してカテゴリで分類することができます。そこで、議論を行うトピックと、決定事項を記載するトピックを分けて情報を整理しました。
書き込みの見落としが少なくなり、またあとから見返した時もとても見通しが良いので便利でした。

トピック一覧
確定情報をまとめるトピックと、議論用のトピックを分ける

ここがお勧め!便利な機能

コメントへのファイル添付機能

掲示板のコメント内にファイルを添付できるのが便利です。
画像ファイルはダウンロードしなくても拡大表示できます。共有フォルダ上のファイルを指定して添付することもできて、わざわざ別の画面(共有フォルダ)にページ遷移してダウンロードするといった操作が不要です。
コメントの内容を読みながら添付ファイルを確認できるので、思考が途切れずに投稿の内容を確認できました。

画像を見ながらやりとり
添付された画像を見ながらやりとりできる。

全体的に便利でしたが、リアルタイムのコミュニケーションをサポートするツールがあるともっと良いと思いました。今回の企画の中ではリアルタイムで細かなことを詰めるために、別のリアルタイム性の高いツール(Skype等)で補うこともありました。よりリアルタイム性の強いチャット系の機能があると嬉しいですね。

画像中のロゴ・イラストについて: この作品はピアプロ・キャラクター・ライセンスに基づいてクリプトン・フューチャー・メディア株式会社のキャラクター「初音ミク」を描いたものです。
2013/09/05
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