導入事例

留学ジャーナル 様

株式会社留学ジャーナルは、雑誌「留学ジャーナル」による留学の啓蒙や情報提供を行い、留学支援会社として学生や社会人の留学をお手伝いしています。留学ジャーナルは、2013年に創刊30周年を迎えました。

社外メンバーを含めた制作チームの、情報共有の場が実現
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株式会社留学ジャーナル 代表取締役副社長 加藤ゆかり様(右) 留学ジャーナル編集長 毛利章子様(左)

プロジェクトの概要

加藤:株式会社留学ジャーナルは、雑誌「留学ジャーナル」による留学の啓蒙や情報提供を行い、留学支援会社として学生や社会人の留学をお手伝いしています。留学ジャーナルは、2013年に創刊30周年を迎えました。

弊社では、別冊雑誌「海外の大学・大学院、留学完全ガイド」を年1度発行しています。雑誌制作に携わるメンバーは、編集担当者やライターなど、雑誌制作を進めるスタッフ6人です。弊社の担当者に加え、別会社やフリーランスの方など、組織を超えたプロジェクトチームになっています。

プロジェクトの課題

毛利:制作進行の連絡にメールを使っていましたが、不便さを感じていました。メールの場合、本プロジェクト以外のメールも同時に届くため、進行中の雑誌制作プロジェクトだけの情報を集中して確認できませんでした。色校や校了前などのプロセスごとに「担当者が確認したい」と思うメールや添付ファイルを、過去のメールから探し出すのがとても大変だったのです。

加藤:例えば私の場合、2010年に別冊制作に関して送受信したメールだけでも700件以上です。その中には取材協力者とのやりとりもあり、フォルダ管理していても、スタッフとの確認メールを探し出すにはとても手間が掛かりました。制作中の雑誌ごとに編集者や外部スタッフとの情報共有を改め、メールの処理に忙殺される状態をなくせればと思い、以前サイト制作のために制作会社主導で使用したサイボウズLiveの活用を提案しました。

導入効果

毛利:早速、外部のメンバーを招待してみました。6人の雑誌制作チームの「グループ」を作り、「掲示板」を使って特集企画の内容を検討したり、原稿やイラストのファイルをやりとりしたりするようになりました。

加藤:一番メリットに感じたのは「雑誌制作チームだけが参加する情報共有の場ができた」ことですね。グループ内は雑誌制作にかかわる情報だけがやりとりされ、必要な情報のみが共有されます。「ここは別冊留学ジャーナルのオンライン制作の場だ」と感じられるとともに、参加している6人全員が一緒にプロジェクトを進めるメンバーだという実感が湧いてきました。

企画ごとにグループを作成
制作チーム専用の情報共有の場に。

毛利:複数のメンバーが共同で進める雑誌制作において、全員が顔を合わせることはなかなかありません。ですが、サイボウズLiveのグループ上では、特集企画に関する活発なやりとりが常に行われています。

加藤:ちなみに、2013年の私の送受信メール数は200弱になりました。メールを活用する頻度が減ったにもかかわらず、チームプレイのレベルと雑誌制作の質は、メール利用時よりも確実に上がったと感じます。

特徴的な運用方法

毛利:掲示板のトピック名に「巻頭インタビュー、留学ステップ」「国別留学情報」といった雑誌の特集企画名を付けています。グループトップ画面には、最新の書き込みがあるトピック(特集企画名)が一番上から時系列で表示されるため、今どの企画が誰の手で進んでいるかが一目で把握できます。

トピックを開くと、特集企画にひも付く過去の制作過程がすべて書き込まれています。企画に関連するやりとりやコメントだけがそのトピックに集約され、最新のゲラ原稿やデザインデータをすぐに確認できます。

topics
テーマごとに掲示板のトピックを分けてやりとりを整理。

加藤:これは制作の進行プロセスや成果を、メンバー全員が同じレベルで把握できるようになったことを意味します。メールの場合は、「Re:Re::」と件名の着いたメールを1つずつ開いて、内容を確認しないといけませんでしたが、そういったことはなくなりました。

ここがお勧め! 便利な機能

コメントごとにファイル添付できる

毛利:コメントにファイルを添付できるのは便利です。特集の原稿やデザインデータ、赤字を入れたゲラなど、特集企画の完成に必要なファイルを都度コメントに添付しています。バージョンの異なるファイルの確認は「雑誌制作の命取り」となるのですが、それが一切なくなりました。

加藤:以前はメールに添付されたすべてのファイルを、ローカルPCに一時保存していて、デスクトップがファイルアイコンで埋め尽くされていました(笑)。今は、トピックにすべてのファイルが集約されているため、ローカル環境にファイルを保存する必要はなくなり、ファイル管理に無駄な時間を掛けずに済むようになりました。

コメントにインラインで画像を埋め込み
画像がコメント内に表示されるので、ダウンロードせずに内容を確認できる。

「新着通知」機能でメールからも最新情報が確認できる

毛利:「新着通知メール」機能もよく活用しています。コメント内容の書き出しが通知メール本文に記載されていますので、自分がチェックすべき情報を判別しやすいです。今はプロジェクトごとにメールも併用していますが、メール中心の仕事の進め方でもサイボウズLiveの最新情報を簡単に確認できるのは安心感があります。

加藤:今後はコメントの冒頭に「○○さん」と記載しようと思っています。メール本文の最初に「誰宛の情報か」が書かれていると、より今見るべき情報を判別しやすくなりますから。

2013/10/21
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