導入事例

学生団体ORE 様

学生団体OREは2012年5月に設立し、現在第2期として活動する学生団体です。「新しい出会いの場の提供を通じて、自らを磨く機会を提供する」をビジョンとし、東北の学生に就職活動を通じたキャリア構築を目指しています

ToDoリスト機能で「誰がいつまでに完了すべきか」が一目瞭然に
このエントリーをはてなブックマークに追加

プロジェクトの概要

学生団体OREは2012年5月に設立し、現在第2期として活動する学生団体です。「新しい出会いの場の提供を通じて、自らを磨く機会を提供する」をビジョンとし、東北の学生に就職活動を通じたキャリア構築を目指しています。具体的には、東北に企業を招いた説明会を開いたり、東北の学生といっしょに東京の企業を見学するイベントを開催しています。

こうした活動に取り組むのは、東北と関東圏に住む大学生の就職活動に大きな情報格差があると感じるからです。東京は、大学や企業の数が東北と比べものにならないほど多く、早期からキャリアセミナーが頻繁に行われています。社会人やOB・OGと接する機会も東北に比べてたくさんあります。

この現状を見て、「東北の学生は自らのキャリアを真剣に考える機会が得にくいのでは」という問題意識がありました。そこで、東北を中心に多くの社会人や企業の担当者と学生が会う機会を作るようにしたのです。

ワークショップの様子

プロジェクトの課題

学生団体OREのメンバーは、東北大学の3,4年生14人です。イベント企画の情報共有には、メーリングリストや紙媒体を使っていました。しかしイベント開始日が近づくにつれて、情報共有の量が劇的に増えていき、メンバー間の意思疎通が難しくなりました。

特に困ったのはタスク管理です。イベントに向けたタスクを「誰が」「いつまでに」完了すべきかがメーリングリストの連絡ではわからなくなり、締め切り日でもタスクが完了していないことが多々ありました。

導入効果

サイボウズLiveを使い、作成した企画書やアンケート、意見などを掲示板のトピックに随時共有しています。グループのトップページにはトピックに加え、投票受付中のアンケートなどが整理された状態で表示されるため、「どこで何の情報を共有したか」が一目で分かります。

グループのトップページ
トップページで最近の活動状況が一目でわかる

トピックにはそれぞれの議論のテーマを命名でき、課題を意識しながら集中してディスカッションに取り組めます。書き込んだ人の名前がコメント欄にきちんと表示されるため、新たに出た意見やタスクの責任者がはっきりと分かります。「この意見を出したのは誰か」「この書き込みのことは誰に聞けばいいのか」と迷うことがなくなりました。

コメント欄でのディスカッション
コメント欄でディスカッション

特長的な運用方法

ToDoリストのステータス絞り込み機能で、タスクの進捗状況をチェックしています。「未着手」のタスクのみを表示させ、やるべきタスクを洗い出し、まだ動けていないメンバーには積極的に声を掛けるようにしています。

ToDoの管理
未着手のタスクだけを一覧して進捗をチェック

普段はメンバーがそれぞれ別のタスクに着手しており、ORE全体のタスクがどれだけ進行しているかを全員に共有するのに時間がかかっていました。今はToDo欄を見れば、次にどのタスクを担当すればいいのかが簡単に分かり、手の空いたメンバーがすぐに次の仕事に取り掛かれるようになっています。

2013/10/31
トップへ戻る