導入事例

学生団体ユニフェスひょうご様

学生団体ユニフェスひょうごは、関西圏の有志の学生で活動しているイベント制作団体です。「学生が夢を追うムーブメントをつくる」ことを理念に、兵庫県内を中心にさまざまなイベントを開催しています。

50人を超えるメンバーのタスクを、サイボウズLiveのToDoリストで管理
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プロジェクトの概要

学生団体ユニフェスひょうごは、関西圏の有志の学生で活動しているイベント制作団体です。「学生が夢を追うムーブメントをつくる」ことを理念に、兵庫県内を中心にさまざまなイベントを開催しています。2013年は、「新たな夢の生まれる場所、自分の夢が叶う場所、昔の夢を思い出す場所」というコンセプトを掲げ、野外フェスティバル「UNIFES HYOGO2013」を開催しました。

学生の中には、「なんとなく学校やバイトに行く」というように、夢を持たず生活している人が多くいます。その学生に打ち込める夢を持ってほしいと考え、形にしたイベントです。参加する学生全員が夢を持ち、自分らしい活動に打ち込めることをゴールに、日々運営に取り組んでいます。

ユニフェスひょうご 全体写真
50人を超えるメンバーでイベントを開催

プロジェクトの課題

UNIFES HYOGO2013の運営メンバーは総計50人程度と、大きなチームです。代表、副代表を筆頭に、企画、広報、総務、人事、営業などの複数チームに分かれて、イベントを運営しています。人数が多いこともあり、運営に関する意見のすれ違いや目的意識にズレが生じるなど、物事1つ決めるにもとても苦労していました。

運営当初は無料のメーリングリストを利用し、ことあるごとに意見共有のメールを送っていました。ですが、昔送った情報を確認する際には、メンバーそれぞれが受信ボックスから該当する過去メールを探し出さなければならないなど、情報共有がうまく行っていないと感じていました。

導入効果

テーマごとにトピックが整理され、過去の情報を探す手間が減った

サイボウズLiveでグループを作り、会議の日程やアジェンダをトピックに随時更新していきました。メールとは違い、トピックごとに情報が分かりやすく整理され、全員がグループ内の情報を同じ画面で確認できます。

掲示板
掲示板でカテゴリを分けてやりとりを整理

整理されたトピック内では、メンバー一人一人にコメントをしながら、「なぜその意見が出たのか」をディスカッションしていきました。各意見がトピックのコメント欄にすぐさま書き込まれ、まとまっていきます。全員の意見が書き込まれたトピックを一画面上で振り返ることで、それぞれの意見に全体としてのつながりが見え、それをもとにイベント企画をまとめることにもつながりました。

トピック名を見るだけで、どんな議論が行われていたかが瞬時に分かります。「過去の情報をわざわざ探す」という手間から開放され、意見共有の効率が格段に上がったと実感しました。

  

途中から参加したメンバーも、過去の議論をキャッチアップできる

サイボウズLiveには過去の議論の経緯がすべて記載され、途中から参加した人も等しく情報にアクセスできます。過去のコメントを読み込むことで、イベント運営の理解も進み、スタッフがわざわざ説明しなくても済むようなりました。

メーリングリストを使っていた時は、途中からイベント運営に参加したメンバーが過去のメールを見ることができず、議論の流れについていけないこともあったのですが、それは完璧になくなりました。

特徴的な運用方法

ToDoリストで担当者と締め切りを設定する

「ToDoリスト」が便利でした。50人を超えるメンバーが1つのイベントを作る際には、部署とメンバーごとにタスクがあふれます。ToDoリストはメンバーごとに担当者と締め切りを設定でき、「自分がいつまでにどんなタスクを完了させなければいけないか」を全員が理解できるようになりました。

ToDoリスト
ToDoでメンバーごとのタスクを整理
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