導入事例

NPO法人シミンズシーズ 様

NPO法人シミンズシーズは、シミン(市民)のジリツ(自律と自立)を支援している団体です。人材育成や市民参加型事業のプロデュース、コーディネート、地縁組織やNPO、コミュニティ・ビジネスの支援をしています。

多数のボランティアと進めるプロジェクトを円滑化、雑談も気軽に
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プロジェクトの概要

NPO法人シミンズシーズは、シミン(市民)のジリツ(自律と自立)を支援している団体です。人材育成や市民参加型事業のプロデュース、コーディネート、地縁組織やNPO、コミュニティ・ビジネスの支援をしています。

プロジェクトの課題

シミンズシーズは、たくさんのボランティアさんに携わっていただきながら、各プロジェクトを進めています。ボランティアさん全員の予定を合わせるのは難しく、その都度集まって会議を開くことはなかなかできませんでした。月に1度程度、全員が集まるくらいが限界だったんですね。

シミンズシーズ 活動風景
ボランティアスタッフとのミーティングの様子

最初はメーリングリストを使って情報共有をしていましたが、重要なやりとりも雑談のような気軽なコメントも同じ強さで届きます。メーリングリストだと、気軽に発言がしにくく、ボランティアの皆さん全員がコミュニケーションに参加しにくいと感じていました。

具体的には、以下のようなプロジェクトや委員会を作り、活動を続けています。

プロジェクト内容チーム
1 かこむジャズフェスティバル実行委員会 年1回開催のジャズフェスティバルの打ち合わせ、情報共有等のやりとりに活用 シミンズシーズと実行委員のボランティアメンバー5名程度
2 かこむ創造フェスタ実行委員会 年1回開催のかこむ創造フェスタの打ち合わせ、情報共有等のやりとりに活用 シミンズシーズと実行委員のボランティアメンバー20名程度
3 kokoraプロジェクト Webサイト「kokora ここら辺で遊ぼう、学ぼう」のWeb構築のやりとり デザイナー・Webプログラマー・事務局とシミンズシーズのスタッフ数名
4 シミンズシーズのWebサイトリニューアル サイト構築に関する連絡 デザイナー・Webプログラマー・事務局とシミンズシーズのスタッフ数名

導入効果

サイボウズLiveを使い、シミンズシーズとボランティア、外部の方々(ほかのNPOや専門家)とやりとりすることにしました。メーリングリストに比べてコメントがしやすく、「この企画、面白いやん!」「ちょっとここは分からない」などと声を掛けあったりできます。

シミンズシーズ コメントのやりとり
SNS感覚で気軽なやりとりが可能に

気軽に「いいね!」も押せますし、顔文字を交えた雑談もできます。楽しみながら活動の情報共有ができます。これはメーリングリストではなかなかできなかったことです。

SNS感覚で情報共有ができ、やりとりの量が増えていくにつれて、ボランティアメンバーの参加度合いやモチベーションが上がり、主体的に活動にかかわってくれるようになりました。実行委員メンバー、スタッフともコミュニケーションしやすくなり、お互いの距離も近くなりました。

特徴的な運用方法

グループトップの「メンバーへのお知らせ」には、決定事項を記載しておきます。例えばWeb制作グループの場合は、決定事項や新規公開日、おおまかなスケジュールなどを記載しています。

シミンズシーズ メンバーへのお知らせ
グループのトップページの「メンバーへのお知らせ」欄を使って、プロジェクトの目的や意義を共有

プロジェクトの全体像や重要なスケジュールをグループトップに示すことで、このプロジェクトの目的や意識を共有できます。グループトップにアクセスした際にほかのトピックを開かなくても、重要な情報をメンバーに知らせることができます。

ここがお勧め!便利な機能

シミンズシーズはシフト制の勤務体系で、外に出ているスタッフも多いです。サイボウズLiveはスマートフォンや携帯電話でも使えますので、外出時でもその場で情報共有ができる点が便利です。

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