導入事例

HCAP東京大学 運営委員会8期 様

HCAP東京大学運営委員会は、HCAP*の一環で東京カンファレンスの企画運営とボストンで開催されるハーバードカンファレンスへの参加という活動をしています。2006年に発足し、現在は第8期。厳しい選考を経て選出された東京大学の1年生12人で構成されています。

ミーティングの時間と場所の共有が円滑に
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プロジェクトの概要

HCAP東京大学運営委員会は、HCAP*の一環で東京カンファレンスの企画運営とボストンで開催されるハーバードカンファレンスへの参加という活動をしています。2006年に発足し、現在は第8期。厳しい選考を経て選出された東京大学の1年生12人で構成されています。8期の理念として「Lead our human network, look for blind spots, create change(つないだ人々を突き動かし、潜在的な課題を見つけ、世界に変革をもたらす)」を掲げています。

*HCAP(Harvard College in Asia Program):ハーバード大学に本部を置く学生主体のプログラムで、毎年アジアの大学から5校程度が選考され、ハーバード大学との交流プログラムを開催しています。ハーバード大学とアジアのトップレベル大学で学生会議を行い、相互の理解を促進します。将来世界のリーダーとなる学生達をつなぎ、未来に向けたパートナーシップを築くことを目的としています。 

2013度は東京大学の文化祭「駒場祭」で、パネルディスカッションをしました。「大学生活の過ごし方」というテーマで、各界で活躍している著名なお三方にご登壇いただいています。綿密な下準備が奏功し、登壇者からのおほめの言葉をいただけたり、来場者の方から「モチベーションがあがりました。自分の社会への生かし方を考えていきたいです」「社会人から見ても啓発される内容でした」とコメントをいただくなど、盛況でした。

東京大学とハーバード大学の学生を相互に結びつけ、ネットワークを運用することで、国際社会に貢献することを目指しております。国際交流やプログラム運営を通じて、将来活躍できる人材の育成にもつなげていきたいです。

パネルディスカッション

プロジェクトの課題

運営委員会はプログラムの企画や運営に向け、何度もミーティングをしていく必要がありました。ですがメンバーがその他の活動でも多忙なため、なかなか予定を合わせられませんでした。あるカレンダーサービスを利用してスケジュール管理を試しましたが、1つのカレンダーを複数人で共有する手順が複雑で、あまり定着しませんでした。

私たちのような学生団体の多くは、固定された会議室がなく、定例ミーティングの場所も毎回変わります。ミーティングの日時、場所、概要を誤解の無いように分かりやすく共有できるツールが必要でした。

導入効果

サイボウズLiveのグループイベント(共有カレンダー機能)でミーティング情報を共有するようにしました。グループイベントを開けば、団体活動の全予定が表示されるため、次にどんな予定があるのかが一目で分かります。カレンダー共有に向いたインタフェースで、メンバーも問題なく使えました。

ミーティング予定を共有
ミーティングの時間と場所をわかりやすく共有できる

導入前はスケジュール管理が難しく、特にミーティングの準備が雑になりがちでした。しかしサイボウズLiveでは設備予約機能もあります。部屋の取り忘れといった人為的なミスを減らせました。全員が時間の無い中で活動を進めている団体として、チームの生産性が上がった一因です。

ここがお勧め! 便利な機能

マイカレンダーで個人予定と団体予定を同時表示できる

サイボウズLiveにはグループイベントだけでなく、個人予定を入力できるマイカレンダーがあります。マイカレンダー上には団体の予定、個人予定の両方を同時に表示できるため、個人の予定と団体の予定を照らし合わせながらスケジュールを組めるようになりました。

プロジェクトの予定と個人の予定を一覧
個人の予定とプロジェクトの予定を集約して表示。
アイコン付きの予定がプロジェクトの予定。

タスクの締切日をメールで通知できる

元々はカレンダー機能を使いたくてサイボウズLiveを導入しましたが、タスク管理のToDoリストも利用しました。メールの通知設定をオンにしておくと、ToDoの期日にメール通知が届きます。期日に合わせたタスク管理も併せてできる点が良かったです。

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