導入事例

学生団体 イベント制作委員会p!ece 様

イベント制作委員会p!eceは「首都大学東京を盛り上げる」という理念を掲げ、2011年に発足した学生団体です。学生が熱狂する場を作ってメッセージを残し、大学を活性化させたい思いで、p!eceに携わっています。

ミーティングの資料や議事録を共有して、メンバー全員に正確な情報が行き渡るように
このエントリーをはてなブックマークに追加

プロジェクトの概要

イベント制作委員会p!eceは「首都大学東京を盛り上げる」という理念を掲げ、2011年に発足した学生団体です。2005年に南大沢に設立された首都大学東京はまだ歴史が浅く、一大イベントは学園祭ぐらいしかありません。学生が熱狂する場を作ってメッセージを残し、大学を活性化させたい思いで、p!eceに携わっています。

活動の中心は「サークル選手権」です。毎年12月に首都大学東京の部活・サークルを一同に集め、ナンバーワンを決めています。2013年は優勝賞金10万円をめぐって、28団体が参加。約600人の来場者と大いに盛り上がりました。

イベントを通じて首都大生が「より活気ある環境で大学生活を送りたい」と感じ、自らの手で数多くのイベントや団体運営を手掛けるようになれば、p!eceの活動理念は果たされます。

プロジェクトの課題

首都大学東京1~4年生の学生約30名でp!eceを運営しています。立ち上げ当初は「全体」「各局」という2つのメーリングリストで、会議の日程やタスクのリマインドを連絡していました。

一番の課題は、議事録の共有でした。会議を欠席した人が議事録を確認する際に、過去のメーリングリストから必要な情報をさかのぼることが難しく、結果として連絡事項を全員が正しく理解できていないことが問題でした。

導入効果と特長的な運用方法

サイボウズLiveの共有フォルダに日付を入れた議事録を保管し、掲示板に添付してメンバーに知らせました。すべての議事録が可視化されたことに加え、欠席者による議事録へのコメントを徹底してもらうことで、議論内容を全員が正しく理解できるようになりました。

週に1度の全体会の開催にあたり、局の代表が進捗資料を共有フォルダにアップします。メンバーはそれを事前に確認し、会議当日までに資料を理解するようにしました。情報の行き違いや伝達ミスがなくなるとともに、正しい情報がメンバー全員に行き渡った状態で会議が始められます。

共有フォルダ
共有フォルダで事前にミーティング資料を共有

p!eceでは、サイボウズLiveを使い始めて3年が経ちました。活動を継続するには、代々の活動内容を後輩に伝えて引き継ぐことが不可欠です。サイボウズLiveに共有した資料ややりとりは整理された状態で残っているので、後輩にも簡単かつスムーズに情報を引き継ぐことができました。

ここがお勧め! 便利な機能

サイボウズLiveには共有フォルダに加え、スケジュール管理や掲示板など、学生団体の運営に必要なすべての機能が備わっています。これらをフルに活用することで、イベント制作のコミュニケーションを円滑にできています。

掲示板に資料を添付し、メンバー全員にチェックしてもらう

イベント企画の制作物をフィードバックする掲示板を作りました。広報やイベント演出に関する資料をコメントに添付して、メンバーからフィードバックをもらいます。6つある運営局の垣根を超えた意見交換につながり、質の良い制作物作成につながりました。

グループイベントに、会議の全日程を記載する

ミーティングの時間と場所を「グループイベント」に入力しています。学館の場所を記載しておくことで、全メンバーがサイボウズLiveのホーム画面から、次回のミーティングの時間と場所をすぐに把握できるようになりました。

イベント
毎回変わるミーティングの時間と場所を共有

サイボウズLiveを利用してから3年が経ち、私たちの団体運営にはなくてはならない存在です。首都大学東京にも活気が生まれてきたと感じます。さまざまな学生が団体を運営する際には、是非ともサイボウズLiveを利用してもらいたいと心から思っています。

2014/01/15
トップへ戻る