導入事例

有限会社ホームケアサプライ 様

私たちホームケアサプライは、北海道札幌市で介護保険を利用した在宅介護(ホームヘルプサービス)を行っている会社です。「住み慣れたご自宅で安心して暮らせるように」という理念を掲げ、ヘルパーを派遣する訪問介護事業所(ヘルパーステーション)の運営やケアプランの作成をしています。

チーム全体で情報共有が進み、介護サービスの改善につながる
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プロジェクトの概要

私たちホームケアサプライは、北海道札幌市で介護保険を利用した在宅介護(ホームヘルプサービス)を行っている会社です。「住み慣れたご自宅で安心して暮らせるように」という理念を掲げ、ヘルパーを派遣する訪問介護事業所(ヘルパーステーション)の運営やケアプランの作成をしています。

訪問介護は要介護状態の患者のための介護サービスです。非常勤と常勤のスタッフが365日、掃除や食事作り、オムツ交換、入浴の介助を行っています。

サービスを運営するチームは20人弱です。介護の上級資格を持つ社長を中心に、ヘルパー業務を管理するサービス提供責任者(3名)と非常勤ホームヘルパー(14名)、ケアマネジャー1名でチームを組んでいます。

プロジェクトの課題

非常勤職員の仕事は直行直帰です。自宅から直接利用者様宅に訪問してサービスを行い、自宅に戻ります。ここで重要になるのが、利用者様の体調や環境の変化の報告・連絡です。会社に行く必要がない中で、利用者様に対する責任を持ちながら、情報共有を密にして、質の高い介護サービスを提供したいと考えています。

今まではFAXやメール、口頭で対応していましたが、利用者様の日々の変化に応じて、異なるツールで何度も情報を共有していたため、膨大な手間と時間がかかっていました。情報共有の手段がばらけることで、チーム全体で今必要な情報を随時把握できていませんでした。

直行直帰が主な勤務形態で、利用者様の日々の変化をリアルタイムに把握するには、メールやFAX、口頭以外の情報共有を考える必要がありました。

導入効果

すべての連絡手段をサイボウズLive上に集約できたことが、一番の効果でした。サービス提供責任者は、紙媒体やメールを使わずに随時対応ができます。管理者は、約100グループ(の利用者)に対して365日24時間、指揮命令が可能です。社員と顔を合わせなくても情報共有が進むというのがメリットでした。

ホーム画面
ホーム画面には100近いグループが並ぶ

介護サービスの記録や連絡調整、報告・相談を共有するために、必要なトピックを立てました。トピックのテーマに基づいたやりとりが集約され、議論の経緯が掲示板上に残ります。「言った・言わない」といったチーム内の認識の食い違いがなくなることで、業務全体のスピードと確実性が増していきました。

掲示板でのコメントのやりとり
介護サービスでの記録をコメントとして残す

非常勤ホームヘルパーの仕事の姿勢も大きく変わりました。今までは上司からの指示待ち(受け身)の姿勢でしたが、自分の業務状況に応じ積極的に情報を確認し、最新情報を書き込むようになりました。

特定のメンバーだけでなく、チーム全体でみんなの書き込みを自ら確認して、介護サービスの改善につなげていく動きにもつながりました。

特長的な運用方法

掲示板のみを活用、カテゴリ分けで連絡系統を整備する

1名の利用者様に対して、担当職員が参加するグループを作成します。連絡には主に掲示板を使い、サービス内容を相互に伝える「(1)指示及び報告」と連絡調整に利用する「(2)連絡」の2つをカテゴリ分けしています。

掲示板でカテゴリをつくってトピックを整理
利用者1名につきグループを作成し、掲示板で情報共有をする

(1)には、ヘルパーがその日のサービス内容や利用者様の体調を書き込みます。それを見たサービス提供責任者が、次回の留意点や指示を記入します。(2)にはキャンセルやサービス時間の変更をコメントし、サービス実績のミスや勘違いを削減しています。

担当者だけでなく上司もひと目でやりとりの経緯が把握でき、レセプト(診療報酬請求)作業にも大いに役立っています。

コメントでその日の状況を共有
その日のサービス内容や利用者様の体調を書き込む

気づきを気軽に書き込む「つぶやき掲示板」を作る

全従業員が参加するグループに「つぶやき」掲示板を作り、社内Twitterとして利用しています。日々の何気ない気づきをみんながつぶやくことで、顔と顔を合わせる機会が少ない職員同士も仕事以外のコミュニケーションが取れるようになっています。

気軽なコミュニケーションも
気軽にコミュニケーションできる「社内Twitter」としても利用

ここがお勧め! 便利な機能

招待した人だけがグループ内の情報を閲覧できる

サイボウズLiveのグループ内情報は、招待された人しか閲覧できません。介護内容という極めて機密性の高い情報も、招待されたメンバーだけで共有できるという安心感がありました。

逆に言うと、招待を受けた人はグループ内の情報を閲覧できるため、利用者様にかかわりのある医療機関やデイサービス、ご家族とも瞬時に連携がとれます(情報を共有して、即座に行動ができる)。関係者にとっては大きなメリットであり、大変喜ばれています。

各種Webサービスのリンクを共有できる

利用者様の家までの経路は、Googleマップのリンクを掲示板上に張ります。スマートフォン向けGoogleマップのナビ機能が利用して、初めの場所でも迷わずに行けるようになりました。これまでは印刷した地図を担当者に配っていましたが、それが必要なくなりました。

PC、スマホ、ガラケー対応。年齢に関係なく使いこなせる

PC、スマートフォン、携帯電話(ガラケー)で利用できる点が良いですね。操作方法も簡単でパソコンに詳しくない人でも、特別な学習なしに利用できています。

当社は20代から60代までと幅広い年齢層の従業員がいますが、全員が使いこなせています。自分でもビックリするとともに、サイボウズLiveを活用して介護の仕事ができることに大きな喜びを感じています。

2014/1/23
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