導入事例

博麗神社例大祭 様

「博麗神社例大祭」という同人誌即売会イベントを主催しています。毎年一回、春に開催しており、今年で9年目になります。東方Projectというゲーム作品に限定した「オンリーイベント」で、前回のイベントは来場者が5万人、参加団体数が約5000サークルでした。

来場者5万人、参加団体数5000サークルの大イベントをサイボウズLiveで運営
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プロジェクトの概要

博麗神社例大祭」という同人誌即売会イベントを主催しています。毎年一回、春に開催しており、今年で9年目になります。東方Projectというゲーム作品に限定した「オンリーイベント」で、前回のイベントは来場者が5万人、参加団体数が約5000サークルでした。出店企業社数は26社ですね。一つの作品に限定したオンリーイベントとしてはおそらく日本最大、世界最大規模だと思います。

※博麗神社例大祭の舞台裏をこちらのサイトでご紹介しています。
東方Projectファン5万人を動員する「博麗神社例大祭」の舞台裏 / プロジェクトの見本帖

博麗神社社務所 共同代表 北條孝宏様
博麗神社社務所 共同代表 北條孝宏様

イベント開催に関わるスタッフの人数は、例大祭の当日はさらに多くのスタッフに協力いただいていて当日だけ参加するスタッフを含めると400~500名にのぼります。そのほとんどが、ほぼボランティアのスタッフです。

組織構成としては、総本部、公共部、館内部、設営搬入部、販売部、企業対応部、警備部、更衣室部、企画部と、役割ごとに部署を分けています。

館内部はイベント当日のスタッフで、混雑の整理やサークルさんの見本誌確認など、イベント当日に会場で発生する様々な出来事に対応します。 公共部は会場外で一般来場者の列を整理して会場内に誘導します。

警備部は急病人対応など、何かトラブルがあった時の対応を行います。会場のビッグサイト側と協議しながら、必要に応じて救急車を呼ぶなどの対応をします。警備会社と契約してかなりの人数の警備員を雇わなくてはいけないので、警備会社との調整折衝も警備部がやっています。

販売部は言葉の通りでカタログの販売とグッズの販売ですね。 更衣室部は、更衣室の管理とコスプレをする参加者への対応ですね。これも結構大変です。

一番大所帯なのが館内部で、300名ほどのスタッフがいます。その他の部はそれぞれ数十名のチームです。

プロジェクトの課題

スタッフの居住地は、北は北海道から南は九州、沖縄まで多岐にわたっています。それぞれ本業を持っていますし、他のイベントの企画に関わっている人もいます。
全体集会や時期にもよりますが、多い時で週一回程度のMTGを開催しています。しかし時間の都合がなかなか合わないので全員と会ったり電話で相談したりするのが難しい状況です。そのため、オンラインのやりとりでイベントの準備を進める必要があります。

以前はメーリングリストを使って情報共有をしていました。また、レンタルサーバー上にメンバーだけがアクセスできるBBSを開設して使っていました。
メーリングリストやBBS上の情報は流れていってしまうので、後から再確認するのが大変でした。BBSは検索機能が不十分で、検索して探すことも困難でした。

統括、副統括などの責任者と各部署のリーダーは、密に情報共有してディスカッションしながら準備を進めていく必要があります。それが可能なツールは何だろうと考えていろいろ試行錯誤していく中で、サイボウズLiveが最適と判断しました。

導入効果

グループの掲示板に部署ごとのトピックを作成し、部署にかかわる連絡や相談は該当のトピックにコメントを書き込む、というルールにしました。
トピックごとに部署の情報が整理されるので、必要な情報を簡単に探すことができるようになりました。検索機能があるので、過去のやりとりやファイルを探すことが以前より容易になりました。

グループトップ
グループのトップページ。メンバーへのお知らせや最近の更新が一覧できる。

グループに招待されたメンバーしか情報を閲覧できないという点も安心感があります。 Twitterで簡単なやりとりもできますが、Twitterで重要な情報や個人的なメッセージをやり取りするのは鍵付きでアカウントを使っても不安です。
LINEも一部の主要メンバーとのやりとりにつかっていますが、イベントに関するやりとりではなく、「今日仕事何時に終わるの?」とか「食事にいかない?」といった会話をするだけです。 特に秘匿性の高い重要情報は、グループとは別にサイボウズLiveのメッセージ機能を使って、限られたメンバーだけで共有しています。情報の重要度に応じてメンバーを選んで柔軟に共有できるのは便利です。

更新しなくなったグループもありますが、15個くらいのグループに参加しています。アクティブなのはこのうちの3つ4つぐらいですね。Eメールではなく、サイボウズLiveのメッセージ機能で連絡を受けることも多くなりました。

サイボウズLiveを導入して既に2年ほどになります。当初はメーリングリストやBBSも残しておいた方がいいという声もありましたが、現在ではサイボウズLiveだけで主要メンバーと情報共有できるようになりました。

掲示板のコメント欄
議論のテーマごとにトピックを分け、コメント欄でやりとりできる。

特徴的な運用方法

掲示板やメッセージ以外には、Todoリストも使っています。役割分担して期日を決めても、なかなかスケジュール通りに進行させるのは難しいので、サイボウズLiveのToDoリストに各スタッフのタスクを登録して進捗管理しています。
イベントカレンダーには、例大祭のプロモーションのために参加しているイベントなどを登録して、代表者やリーダーが普段どのような動きをしているか他のメンバーに共有しています。

todo
ToDoリストで担当別にタスクを管理できる。

「いいね!」を承認がわりに

返事を書くまでもないが確認したことを伝えたい、という時には「いいね!」を使っています。また、設備の利用申請など、スタッフからの承認依頼については、代表メンバーによる「いいね!」を承認の代わりにしています。

ここがオススメ便利な機能

ガラケーでも使える

スマートフォンだけでなく携帯からでも投稿や内容の確認ができる点は非常に便利だと思います。スタッフの中にはスマートフォンではなくガラケーの利用者もまだいます。

過去のやりとりが追いやすい

チャット系のツールを使ったこともあるのですが、後からログを追いにくい点が難点でした。常にオンライン状態でリアルタイムでやりとりできる場合はいいのですが、後からまとめてログを確認したり、「あれさっきのなんだっけ?」と見直したりする時に手間がかかってしまうのです。
その点サイボウズLiveは、コメントの一覧性が高く、やりとりした内容を本文にまとめておくといった運用もできるため、過去のやりとりを追いやすいと思います。

2014/2/3

抽選で10名の方に博麗神社例大祭の特製クリアファイルと特製紙袋、そして第10回開催記念誌をプレゼントします。
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