導入事例

狂言師 和泉元彌 様

子どもが通う小学校のPTAで会長を務めています。毎日子どもを学校に送り迎えしており、先生や保護者の方から「PTAの運営に参加してほしい」とお声がけいただいたことがきっかけです。600人以上の保護者の方に学校の様子をお知らせしたり、運動会などの年間行事を運営したりしています。

小学校のPTA活動でサイボウズLiveを活用
このエントリーをはてなブックマークに追加

プロジェクトの概要

子どもが通う小学校のPTAで会長を務めています。毎日子どもを学校に送り迎えしており、先生や保護者の方から「PTAの運営に参加してほしい」とお声がけいただいたことがきっかけです。600人以上の保護者の方に学校の様子をお知らせしたり、運動会などの年間行事を運営したりしています。

PTA運営に参加して良かったと感じるのは2点です。1つは「子どもの環境が理解できること」です。一般的なご家庭では、子どもが小学生になると送り迎えの機会も減り、先生のお話や学級プリントでしか学校での子どもの様子が分からなくなります。PTAの運営に携わっていると、学校や子どもの現状がよりはっきりと見えてきます。

もう1つは「価値観の違うご両親保護者と、子どものために一緒にチームで活動ができること」です。本当に個性豊かな子育てまっただ中の人間味あふれる保護者の皆さまが集まることで、PTAは成り立っています。そんな魅力的な人が「子どものため」という1つのビジョンに向かって、全員で頑張ります。そのチーム運営に携われることに意義を感じますね。

親子競演風景
親子競演風景

※こちらの記事で和泉元彌さんのPTA活動の詳細をご紹介しています。
PTA会長は狂言師!──「イクメン」で「イキメン」な和泉元彌氏が挑む雰囲気のいいチーム運営の秘訣とは? | サイボウズ式

プロジェクトの課題

PTAは、三役と呼ぶコアメンバー(会長、副会長、会計、書記など)を中心に運営しています。PTAに関するさまざまな議論を行い、役割に応じてやるべきことや決定事項を決めていきます。

かつて、メンバー間の情報共有は口頭や紙の資料、電子メールを使うことが多かったです。 ですが「引き継ぎ」と「やりとりの煩雑さ」に課題を感じており、そこを改善できればと考えていました。

年間行事の予定や資料をスムーズに共有し、引き継げるように

これまでのPTA活動の引き継ぎには、基本的に紙ベースの資料を配布していました。しかし、過去の紙媒体を長期間保管し、新年度のメンバーにその都度配っていくことは難しいと感じていました。

また小学校の年間行事はほぼ決まっており、年度ごとに大きく変わるものではありません。例年のPTAの運営ノウハウを今年、来年にも生かせるように、議論の経緯や作成した資料をまとめて共有できる場があればと思っていました。

メールだと流量が増えて、やりとりが複雑になっていった

連絡が活発になるとメールの流量が増えていきます。返信の途中で議論のテーマが変わって議論のテーマが二転三転することもあり、決定事項や議論の経緯の振り返りが難しくなることがありました。

決定事項をメールで一斉送信していたのですが、その量も増え続けるばかり。全員がきちんと読んでくれているかが不安でした。

導入効果

私達のPTAでは去年からサイボウズLiveを使いはじめ、徐々に活用度合いが高まってきています。年間行事を「グループイベント」に入力し、年間行事に関連する資料を「共有フォルダ」に保管します。メールや口頭でコミュニケーションしていた連絡事項は、掲示板で話し合うように変えました

活用している機能具体的な用途
掲示板 「新年のつどい」「展覧会」「会計へ」「議事録」など、議論テーマごとに掲示板でトピックを立てる。を立てている
共有フォルダ 行事運営に関する資料を保管しておく
グループイベント 年間行事を記入し、グループイベントで閲覧できるようにしておく

PTAが携わるべき年間行事の予定を軸に、資料の共有や議論の進行ができます。トピック名が掲示板の冒頭に表示されるため、議論のテーマがずれることはありませんし、作成した資料や決定事項は、翌年度以降にデータとして引き継げそうです。

PTAで使用しているグループ
掲示板と共有フォルダを活用

サイボウズLiveのようなグループウェアの価値は、チーム全員が持っている情報を出しあって、公明正大に議論ができる点です。口頭での情報共有は「言った/言っていない」といった認識違いが、ギクシャクした関係を生み出しかねません、その内容が全員に正確に伝わらず、チームの足並みがそろわなくなる可能性もあります。グループウェアだとそういったことは起こりにくいですね。

特長的な運用方法

掲示板や共有フォルダのカテゴリ分けをそろえる

掲示板や共有フォルダはカテゴリ分けができますよね。年間行事のーマごとにカテゴリを分け、そろえられるカテゴリ名はそろえています。

例えば「新年のつどい」に関して議論の経緯を確認したい場合は掲示板、共有された資料を見たい場合は共有フォルダの同カテゴリにアクセスして、すぐに該当する情報を探し出すことができました。

共有した情報をそのまま放置するのではなく、きちんと整理して後から振り返られるようにする。サイボウズLiveではこういった利便性を意識しながら、「単に情報を共有して終わり」ではなく「情報を生かす、引き継ぐ」といった考えで運営を進められました。

ここがお勧め! 便利な機能

コメント欄に画像や資料を添付できる

掲示板に画像を添付できる点が良いですね。画像データをダウンロードしなくても、掲示板上ですぐに確認でき、年間行事の雰囲気をその場で感じ取れます。メールは容量制限でデータの添付ができないことがあったのですが、サイボウズLiveで今のところ制限なく使えています。

資料を添付した掲示板には、メンバーからのコメントや資料の修正履歴が随時書き込まれます。「ここをこう直した」という形跡が残るのが大事です。」「この話はどう進んだか」「どういう意図で資料を修正したか」を把握できることで、PTA運営が正しい方向に進んでいるという安心感につながります。

外出中でも、スマートフォンから新着情報を確認できる

PTA運営に関するすべてのやりとりは、iPhoneアプリ「サイボウズLive for iPhone」を使って確認しています。狂言の仕事で地方に行く機会も多く、外出先から素早く最新情報を確認したいというニーズに応えてくれます。iPhoneアプリの活用度が高く、PCはほぼ使いませんが、問題なくコミュニケーションができています。

トップへ戻る