導入事例

学生団体PIN 様(関東圏美術大学デザイン卒業制作合同展示会)

学生団体PINは、デザイン系卒業制作合同展示「卒制week」を運営しています。美大生の最後の1年の最終成果である卒業制作を展示します。別々の環境で学んできた同世代の学生の作品と考えが一堂に会する初の試みで、社会に対するアピールや同世代の熱い思いをぶつけあう決起会でもあります。

関東6大学の美大生がサイボウズLiveを活用してコラボレーション
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プロジェクトの概要

学生団体PINは、デザイン系卒業制作合同展示「卒制week」を運営しています。美大生の最後の1年の最終成果である卒業制作を展示します。別々の環境で学んできた同世代の学生の作品と考えが一堂に会する初の試みで、社会に対するアピールや同世代の熱い思いをぶつけあう決起会でもあります。

就職活動と並行しながら進める卒業制作は、美大生全員の人生に大きな影響を与えます。卒制weekは卒業制作の大切さを再認識してもらい、将来デザイナー・クリエイターになった時も「卒業制作こそが自分の原点」と思ってもらえることを目的としています。

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卒制week当日の様子(クリックで拡大)

プロジェクトの課題

卒制weekを運営する学生団体PINのメンバーは、関東圏の美大生が中心です。具体的には多摩美術大学、武蔵野美術大学、東京造形大学、女子美術大学、日本大学芸術学部、東京工科大学の学生が参加しています。

大学が異なり、自由な時間もバラバラなメンバーが団体として活動する上で一番重要なのは、情報共有です。情報が正しく伝わっていないとイベント企画は進みませんし、会議の決定事項や各役職の決め事を全員にきちんと共有できなければ、コミュニケーションに混乱が生じ、団体活動がスムーズに進みません。

そこで、オンラインツールの活用を検討しました。団体設立時はLINEやFacebookが候補でしたが、共有した情報が流れてしまい、ストックができないと感じました。またプライベートな情報も同時に通知が来るため、「確実に情報をストックし、伝えられるか?」という点では少し不安があったのです。

導入効果

困っていた時に見つけたのが、サイボウズLiveです。簡単で直感的に使いやすく、共有する情報をきちんと整理できる設計になっているのが良かったです。具体的には、掲示板で役職ごとのトピックを作ったり、制作したクリエイティブを共有フォルダに保管できたりする点です。

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トピックを複数作成することで、役割ごとに議論の場を分ける

共有した情報は流れることなく、それぞれの場所にきちんとストックされていく点も便利でした。クリエイティブ部門のメンバーは、掲示板の「クリエイティブ」トピックを見れば、自分たちが見返したい情報をすぐに探し出せます。「以前共有した情報はどこ?」と過去のログをさかのぼることがなくなったんですよね。

「情報を確実に伝える」という要件を、機能面で満たしているのも魅力的でした。新着情報の「メール通知機能」を使えば、各メンバーのメールアドレスにきちんと情報を通知できますし、「いいね!機能」でメンバーの既読状態をひと目で把握できます。われわれが求めていたものがすべてそろっていたのは、サイボウズLiveだけでした。

特徴的な運用方法

掲示板を活用し、役職や運営分野ごとにトピックを作ります。具体的には「会議の議事録」「クリエイティブ」「広報」「展示の会場関連」といったトピック名を付けました。

メンバーごとに担当分野のトピックにコメントをすると、そのテーマに関する情報が集約されます。ここを見るだけで正しく情報が共有でき、情報の錯乱を防げました。時間が経った後でもトピックは流れずに整理されたままなので、コメントの再確認も簡単でした。

ここがお勧め! 便利な機能

共有フォルダにデータを保管し、コメントに添付する

簡単にデータをやりとりできる共有フォルダも重宝していました。私たちのような美術系団体の活動では、資料やデザインなどクリエイティブ関連のデータを多く共有・保管します。

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成果物を共有フォルダに保存して共有

共有フォルダのデータを参照して、掲示板に添付・共有できる点も良いですね。資料や画像を参照しながら議論ができ、チーム間の認識のずれをなくしやすくなりました。

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共有フォルダ上のファイルもコメント欄に添付できる

いいね!機能を既読管理に活用する

「情報を確実に伝える」点で重宝したのは「いいね!」機能です。コメントや情報を見たメンバーは必ず「いいね!」を押すようにルールを決め、書き込みをどれだけのメンバーが読んだかを確認できるようにしました。

新着通知メールで、頻繁にアクセスしない人に最新情報を届ける

新着通知メールを使うことで、情報の確認もれが確実に減りました。頻繁にサイボウズLiveにアクセスしない人にも、メールで更新情報を通知できるのは便利でした。

2014/3/25
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