導入事例

早稲田大学 人間科学学術院 原知章研究室 様

早稲田大学 人間科学学術院 原知章研究室では、複数の研究プロジェクトを同時並行で進めている。各プロジェクトの進捗状況を研究室のメンバー全員で把握しつつ、学生の個人研究の成果も共有フォルダ上に蓄積。メーリングリストに代わる選択肢として、サイボウズLiveを活用している。

研究室のプロジェクトも、個々のタスクも、すべてサイボウズLive上に
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研究室の概要

早稲田大学人間科学学術院の原知章教員と学生が所属する研究室です。私たちの研究室では、人類学の立場から「開発」に関する研究に取り組んでいます。ミッションは、開発に関する人類学的研究を通じて持続可能な社会の構築に貢献することです。

研究室の活動の一環として、神奈川県、沖縄県、アメリカ・モンタナ州など国内外のさまざまな地域における開発の事例を対象とした研究プロジェクトを進めています。

早稲田大学 原知章さん早稲田大学 人間科学学術院の原知章 准教授

研究室の課題

以前は、研究室の情報共有のためにメーリングリストを使っていましたが、研究室全体で取り組む活動と個々のプロジェクトについて、タスク管理やファイル共有をうまく仕分けるのが困難でした。

メーリングリストには、タスク管理やファイル共有に似た機能もあったのですが、使い方が直観的には分かりにくいものでした。研究室にはITのスキルが高くない学生もいます。全員が同じレベルで使いこなすのは難しいツールだと感じました。

導入成果

メーリングリストの代替としてサイボウズLiveを導入したところ、研究室全体のスケジュールやタスクの管理がスムーズになり、個々のプロジェクトの推進力も増していきました。

まずは研究室の年間スケジュールの共有用に、掲示板に「スケジュール」というトピックを作って、これまでの活動と今後の予定を集約しました。学生は研究室全体の活動内容を一目で把握できますし、教員は予定共有のメールを何通も送る必要がなくなりました。

年間のスケジュールやルーティーンワークは掲示板の本文に記載、研究室メンバーがすぐに閲覧できる場所に重要な情報を置いている
年間のスケジュールやルーティーンワークは掲示板の本文に記載、研究室メンバーがすぐに閲覧できる場所に重要な情報を置いている

上記のスケジュールトピックには、年間のルーティーンワークも記載しています。次年度以降も続く研究室の活動予定を作るときも、新しいトピックにこの情報をコピーアンドペーストすれば、1年間のスケジュールの基本的な枠組みが簡単にできあがります。

「掲示板」「ToDoリスト」「共有フォルダ」には個々のプロジェクトのフォルダを作り、タスク管理や情報共有の仕分けをしています。同時並行で進めている複数のプロジェクトの情報をうまく整理できるようになりました。

タスク担当者が複数人の場合は全員をToDoリストの「担当者」に指定。タスクの抜け漏れを防いでいる
タスク担当者が複数人の場合は全員をToDoリストの「担当者」に指定。タスクの抜け漏れを防いでいる

ToDoリストには、研究室全体のタスクのフォルダも作成してあるので、研究室全体で取り組むタスクと個々のプロジェクトのタスクを混同することもなくなりました。

ToDoリストは担当者を設定し、ホーム画面のタブから簡単に自分のタスクを確認できるようにしている
ToDoリストは担当者を設定し、ホーム画面のタブから簡単に自分のタスクを確認できるようにしている

特徴的な運用方法

共有フォルダのカテゴリ分けをフル活用しています。個々のプロジェクト用とは別に学生個々人のフォルダを作り、提出物などをアップロードしてもらっています。このフォルダには学生一人ひとりの学習と研究の成果が蓄積されていくので、おのずと学生ごとの学習ポートフォリオができあがっていきます。

プレゼンテーション用データの持ち運びも不要になりました。サイボウズLiveを開けば、そこにすべてのデータが集約されていますから。以前は、ゼミのプレゼンテーションの時には学生一人ひとりがデータを入れたUSBメモリを持ってきて、データの入れ替え作業をしていましたが、この作業も不要になりました。

学生は、他のメンバーやプロジェクトのフォルダにもアクセスして、お互いの進捗状況や成果物を適宜確認しています。これも大きなメリットだと感じます。

個々のプロジェクトと学生一人ひとりにカテゴリ分けした共有フォルダ
個々のプロジェクトと学生一人ひとりにカテゴリ分けした共有フォルダ

共有フォルダに学習成果をアップすることは、データのバックアップを取ることと同義です。共有フォルダの利用を習慣化することは、研究室全体のバックアップをすることにもつながるのです。サイボウズLiveは3世代前のデータも復元できますし、安心してデータを保管できます。

ここがお勧め! サイボウズLive

サイボウズLiveは直観的に操作できます。ITに詳しくない大学生でもすぐに使いこなせる点が便利ですし、いろいろな背景をもつ学生が集まるゼミや、複数のプロジェクトに取り組む研究室の活動に向いていますね。

1グループ当たり300人まで無料で使えるにもかかわらず、Web広告が一切表示されない点も気に入っています。広告が出ないため、学生の研究活動の気を散らすこともありません。この点は、教員として大変良いポイントだと思っています。

これまでいくつかのグループウェアを試用しましたが、総合点ではサイボウズLiveに勝るサービスはないように思います。今後とも、ぜひこの素晴らしいサービスを継続し、一層の充実を図っていただければと願っております。

2014/5/30
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