導入事例

立命館大学 理工学部事務室 様

立命館大学の京都キャンパス、滋賀のびわこ・くさつキャンパスの若手職員が集まって開催したパソコン講習会。サイボウズLiveを使って会議前のアジェンダや意見を共有することで、会議の想定時間を60%減らしました。

ExcelやWordのスキルアップで大学職員の業務を改善――立命館大学の若手職員が立ち上げたPC講習会
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細川 来樹 様
立命館大学 理工学部事務室
細川 来樹 様

大学職員向けのパソコン講習会を開催

サイボウズLiveを利用中の活動について、ご紹介ください。

私は立命館大学の職員です。職員向けの研修制度に参加し、職員の業務改善に向けた調査、検討を行なっており、その一環としてWordやExcelのスキルアップを目的したパソコン講習会を開催しました。
これまでに立命館大学の京都キャンパス、滋賀のびわこ・くさつキャンパスで計10回、講習会を開きました。参加者の年齢層も若手からベテランまで、幅広く参加されました。

パソコン講習会では、どのような内容を教えていらっしゃるのでしょうか?

Officeソフトの活用法を学習できる講習会にしました。VLOOKUP関数やIF関数など応用的な関数の使い方、複数の関数の組み合わせ方や書式設定といったExcelやWordの使い方が学べます。 マイクロソフトの公式資格であるMOSをベースにして、外部講師に協力を得ながらカリキュラムを作りました。職員の日常業務ですぐ実践できるものを中心とした内容です。

※MOS:マイクロソフト オフィス スペシャリスト(Microsoft Office Specialist)。ExcelやWordのスキルを証明する日本マイクロソフト株式会社の公式資格。

講習会のカリキュラム

WebサイトでExcel・Wordスキルアップ講座の情報を公開中。詳細を見る

職員向けパソコン講習会を開催したきっかけは何だったのでしょうか?

どの大学職員もWordやExcelのスキルが必要になります。しかし職員でスキルにばらつきがあり、「体系的にOfficeソフトの使い方を学びたい」というニーズを感じていたのです。 大学では「スキルは独習するもの」という気風が強かったのですが、職員の業務効率を改善していくには、体系的な学びの機会が必要ではないかと考え、パソコン講習会の開催を決めました。

受講者からの反応はいかがでしょうか?

紙で保管してきたデータをExcelなどで管理し、関数を使って集計やデータ処理ができるようになることをゴールにカリキュラムを組みました。職員からは「1回の入力作業だけで自動的に複数の項目を集計できるようになり、集計作業や結果のチェックの手間が減った」と好評です。

京都、滋賀と離れたキャンパス、なぜ質の高い会議をできたのか?

パソコン講習会を運営している職員はどんなメンバーでしょうか?

若手を中心とした4人の職員です。それぞれ本学の3キャンパス(衣笠キャンパス、朱雀キャンパス、びわこ・くさつキャンパス)で、学部事務室や総務部に所属しています。

パソコン講習会を運営するメンバー

パソコン講習会を運営するメンバー。左から2番目が細川さん

3拠点で働くメンバーが一同に集まるのに苦労したのではないでしょうか。

はい。同じ大学に勤務しているものの、所属部署が違えば働く場所もバラバラです。業務外の時間でパソコン講習会を運営しているため、運営の進ちょくや講義内容を効率良く共有できればと思っていました。 サイボウズLiveを導入する前は、電話やメールを使っていたんですよね。

導入前

サイボウズLive導入前は、離れたキャンパスのメンバーと電話やメールで連絡を取り合っていたため、
会議前の情報共有がうまくいかなかった

サイボウズLiveを使うメリットは感じましたか?

一番のメリットは、アイデアや決定事項、ディスカッション内容を、資料やスケジュールとともに見渡せるようになったことです。時間が合わなくてもディスカッションを進めることができ、そのやりとりが蓄積・整理される点も良いですね。

サイボウズLiveの導入で、パソコン講習会の運営は変わりましたか?

PC、携帯電話、スマートフォンで利用でき、場所や時間を選ばずに意見が出せるため、「情報共有があいまいだから、建設的な議論ができない」といったことがなくなりますね。 拠点が複数に分かれていて会って話をする時間が限られている人も多いのではないでしょうか。サイボウズLiveは「電話やメールでは満足のいく情報共有ができない」と感じている人に向いていると思います。

導入後

サイボウズLive導入後は離れたキャンパスからでも、
PCやスマートフォンで会議の事前連絡ができるようになった

アイデアの事前共有で、会議の想定時間を60%減らす

具体的に、会議前にサイボウズLiveをどう使っていましたか?

会議前に議題とそれに対する意見を「掲示板」で共有しておきます。これにより、全員が決めるべきことや意見について理解した状態で会議が開けるようになりました。 会議の「目的」も全員に伝わっているため、話し合いのテーマをしぼって議論ができ、決定事項を増やせましたね。

打ち合わせの質が高まった結果、会議時間などは短縮しましたか?

はい、これまで10回パソコン講習会を開催したほか、事前準備や職員向けアンケート調査、研修用ホームページ運営も進めてきました。これだけの業務を並行する際に、全員が集まった会議はわずか2回、時間にして4時間程度でした。 サイボウズLiveがなければ、最低でも10時間程度の打ち合わせが必要だったのではないかと感じています。メンバーのキャンパス間の移動時間を含めると、さらに時間を費やしていたかもしれません。

グループトップ

講習会運営メンバー用のグループ

サイボウズLiveで特に使っている機能はありますか?

ディスカッションしたいテーマごとに「掲示板」を立て、気軽に打ち合わせやブレスト(ブレインストーミング)をやっています。 アイデアを自由に共有できる掲示板を立て、アイデアが具体的になってきたら、新たに掲示板を作り、詳細を検討していますね。内容を時系列で追えるため、メールよりも便利です。

掲示板上の様々なトピック

掲示板上に複数のトピックを平行して議論できる

サイボウズLive上でのディスカッション

パソコン講習会の内容について、サイボウズLiveでディスカッション

講義用の資料共有はどうされていますか?

共有フォルダを使って、各回のテキストや映写資料、質問への回答データを保管しています。 上書きが簡単にできるので、メンバー全員が迷うことなく最新のファイルを確認できています。(3世代前まで)ファイルを復元できるため、バージョン管理も安心してできます。

その他、使い勝手が良かったと感じた点がありましたら教えて下さい。

便利だと感じたのは次のような点です。

掲示板
  • 掲示板を分類できるため、話し合いの内容が混在しない
  • 投稿を時系列に確認できるため、ディスカッションの応答の流れがつかみやすい
カレンダー
  • スケジュールに加え、ToDoリストの期日も確認できる
ToDoリスト
  • 「担当者」「期日」「優先順」といったステータスごとに、進ちょくを確認できる
  • ToDoに添付した資料や内容にコメントをつけられる
共有フォルダ
  • 検索機能で保管したファイルや掲示板に添付したデータが簡単に探せる

全体的には、パソコンやスマートフォンから場所を選ばずに利用できる点が便利です。新着情報や未読の数の分かりやすさなど、ユーザーインタフェースも簡単で、やりとりした情報が埋没しない点が良かったです。

ありがとうございました。
(2013/01/31)
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