導入事例

企業間プロジェクト:Be Brasil Tasteful Lifeプロジェクト様

いろいろな側面のブラジルを届けたい
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Be Brasil Tasteful Life(ビーブラジル テイストフルライフ)プロジェクトは、APEX(ブラジル輸出投資振興庁)の協賛を受け、ブラジル文化と、ブラジル製品の魅力を日本に広めることを目的としたプロジェクトです。

複数の企業に所属するメンバー10人で、「サンバ」「サッカー」「夏」だけではない、いろいろな側面のブラジルを、より面白くより良く見せるため、百貨店やメディアと組み、様々なイベントを企画しています。

Be Brasil Tasteful Life:http://bebrasil.jp

人生を変えたOLODUMとの出会い

島野さんとブラジルの出会いをお聞きできますか

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株式会社サムライジンガ 代表取締役/プロデューサー 島野 賢哉氏

20代の頃、銀座にあるブラジルのお店でOLODUMというサンバレゲエのジュニアチームを見た時に、強い衝撃を受けました。 このチームで一緒に叩きたい、このチームのような強いチームを作りたいと思いました。

そんなきっかけで2006年頃からブラジルと行き来し、2009年に念願叶ってそのチームと叩くことができたのです。

その後、金沢、大阪、台湾の子供達に教えて育てる活動もしています。
仕事でブラジルと関わるつもりはなかったのですが、今となっては大半の仕事がブラジルに関連しています。

Be Brasil Tasteful Life プロジェクトへの参加きっかけを教えてください

スリアナという、ブラジルのコンサル会社があるのですが、その会社の指名で参加させてもらうことになりました。過去に様々な仕事で関わってきたので、実績を評価いただいたのだと思います。

関わる人数が多く、細かいタスク管理が必要なマーケティングコミュニケーションチームでサイボウズLiveを活用

サイボウズLiveは、マーケティングコミュニケーションチーム5名で利用しています。
Webサイトの制作・運営、SNSの運用、メディアにアプローチするPRの役割をもっています。

サイボウズLive導入前の課題を教えてください

プロジェクトが開始した時、Webサイト公開まで1ヶ月というスピードを求められる状況でした。

当初は、メーリングリストを使ってプロジェクトメンバー全員(10名)で情報を共有していたのですが、1日何十通もの関係のない情報を含めたメールがあり、イベントやWebサイト構築に関する情報が混ざっていました。メールを探すのに毎回手間を取られたり、必要なファイルをダウンロードし損ねたり、追いたい情報が行方不明になることもしばしばでした。

限られた時間の中で、営業、ライター、デザイナーといったさまざまな職種のメンバーが特別な学習をすることなく使えることを考えて、操作の簡単なサイボウズLiveを選定しました

自分の役割がわかって、全体の流れも見える「分業制を全うできるツール」

サイボウズLiveの良さを教えてください

サイボウズLiveは整理されているので、サイボウズLiveを見ることで自分の頭の中を整理できます。
また、自分の役割が明確なのはもちろんですが、全体の流れも見ることができるので、役割分担して、ゴールに向かって組んでいく、複数カテゴリを同時にやっていくようなプロジェクトに最適だと思います。

また、突発の要望があったときに、ひとまずToDoを入れておけば、タスクが流れないというのも良いです。

サイボウズLiveの活用シーンを教えてください

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SNSへの投稿を指示したToDo画面

記事を何日までにアップする、イベントの告知を何日までにするなど、担当者ごとの細かいタスクを、ToDoリストを使って視覚化しています。

未だ上手く業務レベルで回しきれていませんが、記事の管理者(編集長)や営業(プロデューサー)が本プロジェクトサイトで更新して欲しい情報(記事やイベント・キャンペーン告知)がある場合に

①希望の公開日時や更新担当者(SNSやサイトの管理担当)を指定し、ToDoに登録
②更新担当者が与えられた情報や素材を元に記事を作成し、確認を要請
③管理者や営業が確認し、掲載を承認
④更新担当者が記事をSNSやサイトへ反映
⑤ToDoを閉じる

という形を理想としています。

うまくいっている使い方を自慢してください

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不具合を発見した人が「不具合・修正事項依頼」の掲示板に書き込む
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不具合を確認すると、すぐにToDoとして登録する

掲示板とToDoリストを合わせた使い方です。

①不具合・修正事項依頼の掲示板に、プロジェクトメンバーが気づいた不具合を投稿
②担当者が確認し、ToDoへ登録。修正予定日などをイベントスケジュールに反映
③全員で当該の修正事項についての進捗などが把握可能

といったような使い方をしています。

担当者が自分のタイミングで業務をコントロールでき、それを一目でプロジェクトの他のメンバーと共有できるのはグループウェアならではの機能だと思います。

300項目超のアクションアイテムリストから変更したい

今後の情報共有に対する展望を教えてください

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大手広告代理店と豊富な仕事経験を持つ島野氏

もともと大手広告代理店と仕事をすることが多く、クライアントとのタスク管理に300項目あるエクセルのアクションアイテムリストを使っています。
クライアントに見せながら今の進捗を指差し確認するためのものです。

こういった使い方は、広告代理店では一般化していて、サイボウズLiveのようなものを使ってクラウド上で共有するという発想をもっていませんでした。

今回、チームメンバーの勧めでサイボウズLiveを使ってみて、今後こういうサービスはチーム内のやりとりだけでなく、クライアントとのやりとりでも使えると感じました。

今は、クライアントと広告代理店の垣根が低くなっていて、情報を共有して、いかに物事をスピーディーに進めるかへの優先順位が高くなっているので、サイボウズLiveが活用できると思います。

柔軟な働き方を推進しているサイボウズならではのツールに成長させてほしい

サイボウズLiveに期待することを教えてください

私は、サイボウズの「働くだけが全てではない」感覚にシンパシーを感じています。
何かの組織に縛られたくない人を集めていくと、いろいろな形になります。

こういう感覚をもっている発想から出てくるサービスは、いろいろな個人の生活と、会社と、コミュニティをうまくコミュニケートしていくサービスになるのだろうと思います。
そういうのを、忘れずにやって行かれると、唯一無二のサービスになるんだろうと思って期待しています。

2016年9月8日
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