導入事例

坂井市立丸岡中学校PTA 広報委員会 様

PTA広報誌を地域と学校を繋げる媒体に
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福井県PTA連合会の広報誌コンクールで最優秀賞を受賞したチーム

丸岡中学校は、日本最古の天守閣を持つ丸岡城近くにある、生徒数658人の市立中学校です。
広報委員は、2年生の保護者が担当する決まりで、各クラス2名の保護者(今年は14名)と、広報委員長1名、副委員長2名、担当役員2名と教員2名で構成されています。

主な仕事は年3回の広報誌の編集・発行です。
広報誌「エガオノチカラ」は、福井県PTA連合会の広報誌コンクールで最優秀賞、全国小・中学校PTA広報誌コンクールでは写真賞を受賞しています。

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年3回発行のPTA広報誌「エガオノチカラ」

広報委員はどうやって選出されるのですか?

後出:保護者の選挙で各クラス2名の学級委員が選出されます。本校では毎年2年生の学級委員が広報委員会に所属するルールになっています。

増田:つまり、初めて会ったお父さんお母さんばかりの集まりなんですよ。

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広報委員の良きアドバイザー PTA役員の増田さん。

そのように選ばれた菅原さんはどのようなお気持ちでしたか

菅原:選ばれた時に決心しました。責任をしっかり果たそう。中に入ったからにはそれなりのことはやろうと思いました。

「集まる回数を減らすのでサイボウズに登録してください」からはじめました

広報委員になったメンバーが初めて集まった日、広報委員長の後出さんは二つの事を伝えました。

「従来は毎週集まっていましたが、回数を減らす事にしました。そのために、サイボウズに登録してください。ここにパソコンを置いてありますので、メールアドレスを入力してから帰ってください。」

「チームを4つに分けます。いずれかのチームに入り、メンバーの中でリーダーを決めてください」

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広報委員長の後出さん。前年度は2年生の親として広報委員を担当し、今年度は広報委員長。

集まる回数を減らして欲しいというような声があったのでしょうか

後出:福井県は共稼ぎ日本一と言われていて、広報委員は全員仕事を持っています。
したがって集まるのは19時半頃からで、家族の夕飯の準備をして、片付けをせずに来るという形になります。特に女性の委員が多いので、ちょっとでも集まる回数を減らそうと思いました。

朝山:時間を合わせるのがやっぱり大変なんですよね。

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広報副委員長の朝山さん。後出委員長たっての希望で前年度に引き続き、今年度も広報委員会をサポート。

後出:サイボウズのようなところで繋がっていれば、会わなくても済むかなと思って、前年度ちょっぴり利用していたサイボウズLiveを本格的に利用することにしました。

本格利用にあたってつまずくようなことはありましたか?

後出:探り探りやっていました。最初の頃の掲示板を見ると、トピックの本文に長文を書いてしまっていて、毎回そのトピックを見るたびに私が書いた長文のコメントの後で最新のコメントを見るようになってしまっていたり、使いこなせてなかったなと思います。

メンバーの皆様はどのような感想でしたでしょうか

朝山:「使っているうちに意外と使い方がわかってきて使いやすかった」「記事用に集めてきた写真をサイボウズ上で見ることができて良かった」という意見がありました。

後出:広報誌作成というプロジェクトを進めるにあたっては、とても合っているツールだと思います。サイボウズLiveを導入した前年度の広報委員長は、以下の基準でツールを探したと言っていました。
・グループ全員宛にメールが簡単に送れる
・写真等の資料を一括管理してメンバーがいつでも見ることができる
・広報メンバー以外には見ることができないようにしたい
・スケジュールがある
・無料で使える

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きれいに整理された掲示板

朝山:グループへの招待からログインまでに時間がかかりました。
自分が日頃から良く使うアドレスを使ってくださいと言わなかったので、滅多に立ち上げないPCのアドレスになっていたり、良く使うキャリアのメールアドレスの場合は、迷惑メールフィルタに引っかかっていたり。

菅原:それって、サイボウズさんの問題ではないと思うんですけどね。
例えばショートメールで招待できるとしても、それが届かない設定の人はいるし。

朝山:スマートフォンの人が多いので、gmailとかyahooメールにしたら良いですよってアドバイスをした方が良かったかなと後から思いました。

チーム分けはどのようにしたのでしょうか

後出:私の頭の中の広報誌の構成を一覧にして配布しました。その中で自分が入りたいチームを選んでもらいました。

菅原:やっぱり楽そうなところから決まるんですよね。私はじゃんけんに負け続けて、いろいろなイベントで地域の方を取材する「ボイスチーム」になりました。

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地域の声を取材するボイスチームのリーダー 広報委員の菅原さん。

後出:しかも、この初回に欠席だった人もボイスチームとなり、そのリーダーをやっていただいたので、一番大変だったと思います。

リーダーは自分たちで決めてもらったんですね

後出:自分たちで決めていただいたことで、やっぱりリーダーはしっかりした人になりましたよ。毎号基本的にはそれぞれのチームに任せているので、リーダーを中心にして自主的にやっていただいています。

子供達の事は学校の新聞やホームページで紹介してくださいと先生に伝えました

後出さんは、広報委員長になるにあたり、広報誌の役割を見直す事から始めました。

・PTAの広報誌なのだから保護者の頑張りを伝える媒体にする
・地域と学校を繋げる媒体にする


後出:今までは、子供のイベントを中心にした広報誌だったので、学校が発行する新聞などと内容が重なる事もありました。
PTAの広報誌なのだから、PTAで頑張っている保護者の頑張りを伝えるべきだと思ったのです。 最初に先生方にもこの事は伝えて、子供達の話題は学校でしっかりと発信してくださいと言いました。

例えばどのような形で表現されたのでしょうか

後出:丸岡中学校では、生徒がよくボランティア活動をするのですが、ボランティアをした生徒ではなく、ボランティアを受けた地域の人を取材して掲載しています。
広報誌は回覧板に挟まれて地域の家庭にも届きます。その時に、子供の事だけでなく、地域の人の顔が写っていた方が楽しいですよね。 地域と学校を繋げる媒体になったらいいなと思ったのです。

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地域の声をかたちにするボイスのページ

後出:他にも、今まで学校新聞に掲載されていた「○○会社から寄付をいただきました」というような謝辞は、学校新聞ではなくてPTA広報誌に載せるべきですよとも提案しました。地域の人の目に触れた方が、会社にとっても宣伝になりますから。

朝山:「丸P調(丸岡中学校PTA調査隊)」というあるテーマについて調査するコーナーがあるのですが、このテーマは保護者と先生から募ります。PとTが気になることを調査したいからです。PTAのための広報誌なので、保護者と先生の意見を反映させたいと思っています。

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丸P調コーナー。「将来の夢」がテーマ。生徒の調査結果だけでなく、先生が何になりたかったのかを調査、インタビューしている。

印刷屋さんをサイボウズLiveに招待したい

初対面のメンバーが集まったとは思えない団結力の丸岡中学校広報委員で、今後の展望を伺いました。

今後の展望を教えてください

後出:最近、印刷会社の方ともサイボウズLiveでやりとりしたら良い事に気付いたんです。

菅原:最後の最後まで写真の差し替えが発生するので、そういう手間がとても楽になりそうです。

後出:あとは、先生方ともっと活発にやりとりできたらいいと思います。先生方はお忙しいので、いつも一緒に活動することが難しいとはわかっていますが、先生と一緒に委員会活動ができれば、これこそが本当のPTA活動なのだと思います。

2016年2月29日
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