導入事例

Tokyo Work Design Week様

流れるコミュニケーションと蓄積するコミュニケーションをうまく活用

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"Tokyo Work Design Week(TWDW)"は、新しい働き方と出会える一週間。
毎年、勤労感謝の日の前後で開催し、今年で4回目を迎えます。

「新しい働き方」や「未来の会社」にまつわる様々なことに、webや雑誌、書籍で見るだけではなく、実際に出会える場所を提供するイベントです。
過去3回で、述べ1万人の来場者があり、働き方への関心の高まりとともに集客力が高まっています。

そんなTWDWの企画や情報共有にサイボウズLiveが使われているので、取材させていただきました。


働き方にはたくさんの可能性と選択肢があることを伝えたい

TWDWは、どのような想いで始められたのですか?

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Tokyo Work Design Week オーガナイザー 横石 崇氏

東日本大震災の後、誰もが生き方や働き方の価値観について考えさせられたと思います。誰から頼まれたわけでもなく、ユニークな生き方や働き方をする人たちと出会い、対話していく中から「僕らの世代で、何か新しいことを作っていかないとダメだよね。やってみよう。」ということで、10人くらいの勉強会から始まりました。

「働き方の祭典」と言っているのですが、売り上げが上がる、成果が上がる、出世できる、起業しよう、転職しよう、といったメッセージというよりも、働き方にはたくさんの可能性があって、選択肢があることをただただ伝えています。 新しいことをやろうとしている人へのサポートの場になればいいと思っています。


3年間やってみて、変化をどのように感じていますか?

梯子型のキャリアが従来の仕事観だとしたら、ジャングルジム型の仕事観というのもあると思っていて、上にも下にも横にも斜めにも行けて、飛び降りることもできる。一本しかない道ではなく、多様で、自分次第で上にもどこにでも行けると語れる時代になったと思います。

以前から言われていたのかもしれないけれど、実践者が出てきたのが面白いと思っています。このイベントでは、実践者に重きを置いて、トークセッションやワークショップを開催しています。


初対面の人と繋がり、一つのことを成し遂げるというのはとても大変なこと

サイボウズLiveの導入経緯を教えてください

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Tokyo Work Design Week 事務局リーダー 森垣 卓也氏

このプロジェクトは、約100名のボランティアスタッフで成り立っています。
9割がどこかに所属している会社員、1割が学生で、男女比は半々という多様なメンバーです。ボランティアスタッフをどのようにまとめていくかが、初年度からの課題でした。

初年度は、様々なツールを試行錯誤しながら併用する運用で、効率が悪いながらも運営していました。
今は、当日だけのスタッフはFacebookグループ、企画から関わるスタッフはサイボウズLiveで議論するという運用になっています。


活用方法を教えてください

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Tokyo Work Design Week 事務局スタッフ 集合写真

毎年グループを一つ作成し、グループ毎に掲示板を立てて利用しています。
例えばブログを担当するチームの場合、担当決めや下書きのチェック依頼、公開指示を掲示板でやり取りします。
また、チームごとにMTGを実施する際の日程決め等も行います。

日程が決まったら、イベントに登録する運用になっています。


Facebookグループとの違いはありますか?

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Tokyo Work Design Week 事務局 広報リーダー 北澤 愛氏

Facebookグループだと、なんとなく受け身になってしまうように思います。誰かメインの人が発信する場であって、その他の誰かが発信することはないのです。

しかし、グループウェアは思考が整理されやすく、ちゃんとしなきゃ、やらなきゃという気持ちが生まれるように思います。その状態が居心地が良いです。

自分が能動的に参加する責任感が生まれ、ボランティアの人が積極的に使ってくれています。普段話さない人が、積極的に発言してくれるのも面白いと思います。

初対面の人とつながって一緒に作業をして、一つのことを成し遂げるというのはとても大変なことです。それがグループウェアによって支えられ、まとまって作業ができているのがツールのすごい所だと思います。


QRコードを使うことで、長蛇の列から卒業

今年から、スマートフォンアプリ「サイボウズLive TIMELINE」をメインで利用いただいています。感想を教えてください。

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全員に通知したい連絡や、すぐに伝えたい連絡はタイムラインに投稿。チームに関する連絡は掲示板に投稿。

感覚的なものになりますが、去年よりもスタッフのレスポンスが早くなりました。
更新情報がすぐにチェックできるし、メンバーの反応もすぐにわかるため、自分も見なければという気持ちになります。良い意味で強制力が出ています。

また、劇的に改善したことがあります。

昨年までは、Facebookグループを企画スタッフでも利用していたので、キックオフミーティングの後に、
「みなさん森垣さんの前に並んでください。Facebookグループに招待したいので、友達申請・承認をこの場でやりましょう」
といって、長蛇の列ができていました。

今年は、サイボウズLiveをTIMELINEアプリで利用することに決めていたので、予めグループを作り、グループ参加用のQRコードをキックオフ資料に入れておくことができました。
メンバーは、TIMELINEアプリにあるQRコードリーダで読み込んで参加申請してもらうことで、とてもスムーズでした。

コミットメントが強い企画チーム、広報チームは、作業量も多く、流れていくコミュニケーションだけでは運営が難しいです。しかしリアルタイム性も必要です。
流れるコミュニケーションと蓄積するコミュニケーションをあわせ持つ、サイボウズLive TIMELINEは、私たちの運営とうまく噛みあったと感じています。


働き方が多様化していくと、サイボウズLiveがもっと生きてくる

サイボウズLiveに期待することを教えてください。

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TIMELINEアプリには1vs1の直通連絡手段がないため、困っています。
例えば、森垣さんと横石さんとだけ相談したい場合に手段がないため、Facebookメッセージに流れています。そこがサイボウズLiveで完結できると嬉しいです。

サイボウズLiveは、仕事以外のコミットする場所を持つ人に響くツールだと思います。
今後、会社員が副業する時代がやってくると、より生きてくるツールだと思います。

2016年11月15日
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